Podpisywanie umów, a także innych dokumentów w przestrzeni biznesowej wiąże się z długotrwałymi procedurami. Ich przyspieszeniu przysłużyły się najnowsze możliwości techniczne oraz prawne. Mowa o kwestiach związanych z podpisem elektronicznym, w tym kwalifikowanym. Jak się jednak okazuje, przedsiębiorcy często mają problem z ich stosowaniem. Jednym z aspektów budzących niepokój jest format podpisu kwalifikowanego. Rozróżniamy bowiem XAdES, PAdES, CAdES, a także ASiC. Nieco obco brzmiące nazwy nasuwają pytanie – który z formatów wykorzystać do podpisania umowy? Jaki będzie odpowiedni do konkretnego dokumentu? Przekonajmy się o tym w dalszej części artykułu.
Przeczytaj także: Prowadzisz działalność gospodarczą? Poznaj TOP 10 bezpłatnych e-booków dla biznesu
Podpis kwalifikowany – co to jest?
W cyfrowej przestrzeni funkcjonuje pojęcie podpisu elektronicznego. Można go podzielić na dwa rodzaje: niekwalifikowany oraz kwalifikowany. Zajmiemy się jednak tym drugim, ponieważ przepisy jasno wskazują, że w przypadkach, w których dla czynności prawnej zastrzeżono formę pisemną pod rygorem nieważności, można zastąpić ją podpisem kwalifikowanym.
Podpis kwalifikowany jest sposobem na identyfikację osoby dokonującej czynności prawnej. W tym celu wykorzystuje się specjalny certyfikat, przechowywany na urządzeniu kryptograficznym. Możliwe jest także zastosowanie rozwiązania chmurowego, które nie wymaga żadnego fizycznego czytnika oraz specjalnej karty. Podpis kwalifikowany może uzyskać każdy przedsiębiorca, a jego wydawaniem zajmują się dostawcy wymienieni w rejestrze Narodowego Centrum Certyfikacji.
Więcej informacji na temat podpisu kwalifikowanego znajdziesz artykule: Profil zaufany vs podpis elektroniczny. Czym się różnią?
Jakie są formaty podpisu kwalifikowanego?
Obecność podpisu kwalifikowanego znacznie przyspieszyła zawieranie umów. Przede wszystkim ograniczyła liczbę podejmowanych czynności, w tym również drukowanie dokumentów. Mimo to przedsiębiorcy często dopytują, jaki format podpisu kwalifikowanego zastosować. Poniżej kilka przydatnych odpowiedzi.
XAdES – charakterystyka i zalety
Formatów podpisu kwalifikowanego istnieje kilka. Jednym z najpopularniejszych jest XAdES, a jego pełnoprawna nazwa brzmi: XML Advanced Electronic Signatures. Stosują go głównie jednostki administracyjne.
Możemy wyróżnić trzy rodzaje formatu XAdES:
- otoczony,
- otaczający,
- zewnętrzny.
Format XAdES w wariancie otoczonym dodaje podpis kwalifikowany do pliku dokumentu. Dlatego też nazywa się go wewnętrznym. Jednak pozwala on na podpisanie w ten sposób jedynie plików z rozszerzeniem XML. Umożliwia za to dodanie wielu podpisów do jednego dokumentu.
Format XAdES otaczający jest bardziej skomplikowany. W jego przypadku struktura dokumentu zostaje zawarta w kodzie podpisu. Stąd też określenie „otaczający”. Stosowanie takiego rodzaju podpisu kwalifikowanego wymusza na użytkowniku zapisywanie plików głównie w formacie .xades. Co więcej, jest on w pewnym stopniu ograniczony – umożliwia złożenie tylko jednego podpisu.
Zewnętrzny format XAdES znacząco różni się od wcześniej wymienionych. Przede wszystkim podpis nie jest zawarty w pliku z dokumentem i odwrotnie. Na jego potrzeby powstaje oddzielny plik. To z kolei powoduje konieczność przesyłania drugiej stronie obydwu plików, o czym należy zawsze pamiętać. Inaczej kontrahent otrzyma jedynie sam dokument, bez podpisu. Zewnętrzny format XAdES umożliwia jednak podpisywanie większej liczby plików – pozwala na stosowanie go z dokumentami przygotowanymi w postaci plików .pdf, a także .doc., .docx.
Ten artykuł też Cię może zainteresować: 4 kroki, które przybliżą Twoją firmę do automatyzacji dokumentów – Pergamin
PAdES – charakterystyka i zalety
Drugim stosowanym formatem podpisu kwalifikowanego jest PAdES – PDF Advanced Electronic Signature. W niewielkim stopniu przypomina on rozwiązanie XAdES w wariantach otoczonym oraz otaczającym. Pozwala bowiem na stworzenie jednego pliku zawierającego zarówno dokument, jak i podpis. Istotne jest również to, że PAdES może być wykorzystywany do jednego rodzaju plików, a konkretnie .pdf.
PAdES ze względu na i tworzenia jednego pliku jest bardzo wygodnym i bezpiecznym rozwiązaniem. Nie pozwala to bowiem na naruszenie jego integralności. Drugiej stronie dostarczany jest tylko jeden plik, który można bez problemu otworzyć za pośrednictwem dowolnego programu do obsługi plików PDF.
CAdES – charakterystyka i zalety
Kolejny format podpisu kwalifikowanego to CAdES, czyli CMS Advanced Electronic Signature. Jest on zbliżony do XAdES w wariancie otaczającym, co oznacza, że dokument znajduje się w kodzie podpisu. Za pośrednictwem CAdES można jedynie podpisywać dane binarne.
ASiC – charakterystyka i zalety
Istnieje jeszcze jeden format podpisu kwalifikowanego – ASiC. Jest on przewidziany do podpisywania elektronicznych kontenerów, które następnie tworzą plik .zip.
Podsumowanie
Wykorzystywanie podpisu kwalifikowanego zwiększa możliwości działania w obszarze prowadzonego biznesu. Trzeba jednak zwrócić uwagę na różne jego formaty: XAdES, PAdES, CAdES, ASiC. Wpływają one na strukturę dokumentu lub tworzą oddzielny plik z podpisem. Ponadto są przypisane do konkretnych rodzajów plików, jak np. PAdES do PDF. Dzięki znajomości formatów podpisu kwalifikowanego można przygotować dokument w odpowiedni sposób, a przede wszystkim bezpieczny i wygodny dla obydwu stron.
