Pergamin bardzo skrócił czas przygotowania i obiegu dokumentów - proces, który kiedyś trwał tydzień, teraz udaje nam się zamknąć nawet w godzinę.
Wyzwanie - manualny proces najmu krótkoterminowego
Główną działalnością spółki Atrium Poland Real Estate Management oprócz zarządzania nieruchomościami handlowymi jest wynajem powierzchni – lokali handlowo-usługowych, wysp handlowych oraz przestrzeni reklamowych. W ciągu miesiąca spółka zawiera nawet kilkaset umów związanych z najmem.
Dotychczas na każdą umowę składały się następujące czynności: wybór odpowiedniego wzoru dokumentu, dobranie właściwych warunków umowy, bezbłędne uzupełnienie danych, wewnętrzna akceptacja treści dokumentu, a także przygotowanie dokumentu do podpisu. Do tego wysyłka kurierem i odręczny podpis przez każdą ze stron. Proces ten był w pełni manualny, a co za tym idzie – czasochłonny. Zdarzało się, że dokumenty trafiały pod niewłaściwy adres bądź zawierały nieprawidłowe dane. Taka sytuacja wpływała na opóźnienia w podpisywaniu umów najmu.
Chcąc usprawnić cały proces, Atrium Poland Real Estate Management zainteresowała się rozwiązaniami elektronicznymi. To jeden z etapów rozwoju firmy, która w swoich działaniach kieruje się innowacyjnością, automatyzacją procesów, nastawieniem na rozwiązania sprzyjające ochronie środowiska. Towarzyszy temu, chociażby stworzenie aplikacji mobilnej do kontaktów najemców z zespołem zarządzającym centrami handlowymi.
Problem w skrócie:
- manualne tworzenie wszystkich umów,
- skomplikowany i długotrwały proces przygotowania dokumentów,
- czasochłonny obieg dokumentów,
Rozwiązanie – zintegrowany system do umów
Spółka Atrium Poland Real Estate Management znana jest z wprowadzania rozwiązań ułatwiających i przyspieszających działania w zakresie najmu oraz zarządzania. Aby zoptymalizować proces zawierania umów, rozglądała się za w pełni elektronicznym narzędziem. Wybór padł na Pergamin – platformę, która automatyzuje przygotowanie dokumentów, ich wysyłkę oraz podpisanie. Teraz wszystkie centra spółki w Polsce (14), korzystają z tej samej platformy i szybciej zawierają umowy najmu. Przy jednoczesnym dbaniu o środowisko, dzięki uniknięciu konieczności drukowania Umów.
Pergamin został zintegrowany z systemem bookingowym wykorzystywanym przez Atrium.
Przyszły najemca przechodzi przez wszystkie etapy pozyskania przestrzeni reklamowych w centrach w sposób automatyczny i w pełni elektroniczny. Informacje na temat warunków oraz dane przedsiębiorcy wysyłane są do Pergaminu za pośrednictwem API. Tu trafiają do odpowiednich szablonów, zbudowanych wspólnie przez zespół platformy i pracowników Atrium. Umowa jest więc tworzona bez udziału człowieka. Następnie trafia ona do najemcy oraz przedstawicieli konkretnego centrum handlowego. Wystarczy kilka kliknięć i dokument zostaje podpisany przez wszystkie strony. Dzięki takiemu działaniu, Atrium i Pergamin wspólnie upraszczają trudne i czasochłonne procesy, bez ani jednej kartki papieru.
Rozwiązanie w skrócie:
- Pergamin jako platforma do przygotowania, obiegu oraz podpisywania umów we wszystkich 14 centrach należących i zarządzanych przez Atrium,
- integracja z systemem bookingowym – pełna automatyzacja tworzenia i obiegu dokumentu,
- wdrożenie dedykowanych szablonów umów.
Wynik – oszczędność czasu i wyeliminowanie błędów
Atrium skróciło czas tworzenia umowy, jej obiegu oraz podpisania do kilku godzin, zamiast kilku dni. Połączenie Pergaminu z systemem bookingowym zautomatyzowało cały proces. Nie bez znaczenia są modułowe szablony umów, dzięki którym zniknęła konieczność manualnej weryfikacji warunków najmu. Wszystko to dzieje się samoczynnie.
Szczególnie pomocna jest opcja automatycznego generowanie słownego zapisu kwot czynszu najmu i kaucji, co eliminuje rozbieżności między zapisem liczbowym i słownym. W nowych umowach nie pojawiają się także inne błędy, wynikające z nieprawidłowego uzupełnienia danych. Możliwe jest to dzięki integracji Pergaminu z bazą REGON – dane kontrahentów, w tym NIP, są zawsze aktualne i prawidłowe, co ma znaczenie również na etapie wystawianie faktur.
Atrium może natychmiast wysyłać dokumenty do przyszłych najemców, nawet gdy osoby decyzyjne znajdują się fizycznie poza biurem. Elektroniczny dostęp do umów umożliwia podpisanie ich w każdej chwili za pośrednictwem komputera, tabletu, czy też smartfona. Wpłynęło to na jeszcze większą atrakcyjność oferty centrów dla najemców.
Dzięki statusom dokumentów pracownicy Atrium wiedzą, na jakim są one etapie i czy wymagają jakiejś akcji. Repozytorium umów online umożliwia szybkie dotarcie do konkretnego dokumentu i sprawdzenie zawartych w nim warunków.
Pergamin pozwolił 10-krotnie przyspieszyć proces najmu krótkoterminowego.
Wynik w skrócie:
- automatyzacja procesu przygotowania i zawierania umów,
- skrócenie czasu procesowania dokumentów,
- bazowanie na integracji Pergaminu z bazą REGON, co wyeliminowało błędy w danych kontrahentów
- „odpapierzenie” procesu,
- zwiększenie atrakcyjności i konkurencyjności oferty Atrium.
Podsumowanie
Paulina Tkacz, Specjalista ds. Zarządzania Nieruchomościami w Atrium, podzieliła się z nami następującymi spostrzeżeniami:
Praca z dokumentami w Pergaminie stała się łatwa i przyjemna. Już sam w pełni automatyczny proces przygotowania umowy oszczędza mnóstwo czasu i nie pozwala na popełnienie błędu. Co więcej, nasi Klienci również uważają Pergamin za ogromne usprawnienie – nie muszą już czekać na stworzenie umowy, wprowadzenie poprawek i przesłanie dokumentów czy wysyłać później podpisanych kopii do naszych biur. Wszystkie informacje o dokumentach znajdują się w jednym miejscu, a osoby koordynujące obieg umów po stronie Atrium wiedzą dokładnie, gdzie znajduje się dokument, czy dotarł do właściwych osób i kto go podpisał. Pergamin jest narzędziem, które pomaga nam przeprowadzić cyfrową transformację w Atrium.
