Jak zautomatyzować pracę z dokumentami w księgowości?

Automatyzacja pracy w księgowości. Jakie korzyści z niej płyną?

Spis treści

Automatyzacja pracy w biurach rachunkowych. Dla wielu księgowych ta fraza może brzmieć jak linijka tekstu wyjęta prosto z horroru sci-fi. Czy faktycznie należy się jej obawiać? Wbrew często słyszanej opinii automatyzacja pracy z dokumentami nie ma na celu zastąpienia pracowników, a ułatwienie im pracy. Może warto więc wprowadzić ją do swojego biura rachunkowego? Przeczytaj nasz tekst i przekonaj się, na czym właściwie polega automatyzacja pracy w księgowości.

Z artykułu dowiesz się:

  • jak automatyzacja może wpłynąć na wzrost efektywności pracy biur rachunkowych,
  • dlaczego automatyzacja jest ważna w aspekcie współpracy z klientami,
  • jakie korzyści wynikają z automatyzacji księgowości,
  • czy biura rachunkowe mogą zaoszczędzić dzięki automatyzacji. 

Przekonaj się już teraz, jak będzie wyglądać praca z umowami w przyszłości.
Pobierz e-booka „Umowy dziś i jutra – zarządzaj danymi, nie dokumentami”.

Wprowadzanie technologii, które automatyzują pracę biur rachunkowych, to już nie wybór, a konieczność. W trakcie pandemii zapotrzebowanie na rozwiązania oparte na automatyzacji procesów w firmach niezaprzeczalnie wzrosła. Jak czytamy w raporcie opublikowanym przez Delloite Automation with intelligence. Pursuing organisation-wide reimagination, organizacje coraz chętniej sięgają po narzędzia umożliwiające inteligentną automatyzację (73% w porównaniu do wyniku z ubiegłego roku, który wynosił 58%). Jakie korzyści płyną z automatyzacji i czy warto wprowadzić ją do swojego biura? 

Kiedy automatyzować pracę księgowości?

Każdy ambitny księgowy doceni możliwość przyspieszenia pracy, czyli jej maksymalnego zautomatyzowania. Tym bardziej, kiedy składa się ona z czynności, które trzeba codziennie powtarzać, takich jak:

  • dekretowanie i wprowadzanie do systemu dużej liczby faktur,
  • przesyłanie rozliczeń, 
  • wysyłanie przypomnień o dostarczeniu faktur (i upewnianie się, że to już wszystkie faktury w danym miesiącu),
  • podpisywanie i kompletowanie umów

Obecnie wszystkie te zadania można wykonywać online i pozwolić, by zaprojektowane w tym celu platformy wykonały je za nas, zyskując czas na bardziej złożone obowiązki, kontakt z klientem czy na rozwój osobisty. 

Umów się na bezpłatną konsultację i dowiedz się, jak wdrożyć automatyzację umów w Twojej firmie.

Optymalizacja i poprawa jakości zadań biura rachunkowego

Prowadzenie biura rachunkowego jest nie lada wyzwaniem. Czuwanie nad najważniejszą dokumentacją klientów, doradzanie w zarządzaniu ich finansami, pomoc w przedzieraniu się przez skomplikowane procedury urzędowe czy optymalizacja rozliczeń podatkowych. Wymienione czynności to zaledwie namiastka zadań, z którymi na co dzień mierzą się księgowi. Co więcej, jak pokazała pandemia, aby zapanować nad wszystkimi tymi czynnościami, konieczne jest wprowadzenie narzędzi umożliwiających wykonywanie ich zdalnie. 

Dlaczego automatyzacja pracy z dokumentami jest tak ważna? Wszystko, co może przyczynić się do ograniczenia zaangażowania pracowników w powtarzalne czynności, będzie miało korzystny wpływ na poprawę jakości pracy w całym biurze. Odpowiednie narzędzia pomagają zaoszczędzić czas przeznaczony na wykonywania zadań, ponieważ czuwają nad poprawnością ich wykonywania, eliminując ryzyko błędów. 

Korzyści wynikające z automatyzacji w księgowości

Programy przeznaczone do wykorzystania w biurach rachunkowych umożliwiają natychmiastowy dostęp do niezbędnych danych nie tylko pracownikom. 

Dzięki automatyzacji klienci mają możliwość przesyłania dokumentów do swoich księgowych bez konieczności odwiedzania ich w biurze. Archiwalne faktury, deklaracje, umowy, rozliczenia, raporty, statystyki – wszystko to jest zebrane w jednym miejscu, bez zużywania ton papieru podczas każdorazowego drukowania. Warto więc zauważyć, że automatyzacja oznacza także likwidację godzin spędzonych na wymianę korespondencji między klientem a księgowym. To z kolei ma korzystny wpływ na poprawienie wydajności pracy obydwu stron. 

Przeczytaj więcej o cyfrowych dokumentach i paperless.

Oszczędności w biurze rachunkowym

Poza wspomnianym wcześniej zaoszczędzeniem dużej liczby godzin automatyzacja wpływa korzystnie na aspekt ekonomiczny. Dzięki niej nie trzeba pamiętać o uzupełnianiu zapasów, a pieniądze wydawane miesięcznie na papier, tonery do drukarek, teczki, segregatory, koperty, znaczki i inne akcesoria biurowe i kurierów naprawdę nie muszą być wydawane! Automatyzacja wspiera też ideę paperless, czyli wpływa na aspekt ekologiczny. 

Podsumowanie

W obawie przed tym, co nowe i nieznane, nie ma nic złego! Jednak aby sprostać wymaganiom wciąż rozwijającego się rynku i zapewnić swojej firmie wieloletnią współpracę z klientami, biura rachunkowe powinny przemyśleć codzienną automatyzację swoich zadań. Podążanie za nowymi możliwościami i wprowadzanie inteligentnych rozwiązań nie tylko pomaga w pracy, ale co najważniejsze – buduje zaufanie wśród klientów. 

Podziel się informacjami z innymi:

Share on facebook
Share on twitter
Share on linkedin