Jak zautomatyzować pracę z dokumentami w księgowości?

Automatyzacja pracy w księgowości. Jakie korzyści z niej płyną?

Spis treści

Automatyzacja pracy w biurach rachunkowych. Dla wielu księgowych ta fraza może brzmieć jak linijka tekstu wyjęta prosto z horroru sci-fi. Czy faktycznie należy się jej obawiać? Wbrew często słyszanej opinii automatyzacja pracy z dokumentami nie ma na celu zastąpienia pracowników, a ułatwienie im pracy. Może warto więc wprowadzić ją do swojego biura rachunkowego? Przeczytaj nasz tekst i przekonaj się, na czym właściwie polega automatyzacja pracy w księgowości.

Z artykułu dowiesz się:

  • jak automatyzacja może wpłynąć na wzrost efektywności pracy biur rachunkowych,
  • dlaczego automatyzacja jest ważna w aspekcie współpracy z klientami,
  • jakie korzyści wynikają z automatyzacji księgowości,
  • czy biura rachunkowe mogą zaoszczędzić dzięki automatyzacji. 

Przekonaj się już teraz, jak będzie wyglądać praca z umowami w przyszłości.
Pobierz e-booka „Umowy dziś i jutra – zarządzaj danymi, nie dokumentami”.

Wprowadzanie technologii, które automatyzują pracę biur rachunkowych, to już nie wybór, a konieczność. W trakcie pandemii zapotrzebowanie na rozwiązania oparte na automatyzacji procesów w firmach niezaprzeczalnie wzrosła. Jak czytamy w raporcie opublikowanym przez Delloite Automation with intelligence. Pursuing organisation-wide reimagination, organizacje coraz chętniej sięgają po narzędzia umożliwiające inteligentną automatyzację (73% w porównaniu do wyniku z ubiegłego roku, który wynosił 58%). Jakie korzyści płyną z automatyzacji i czy warto wprowadzić ją do swojego biura? 

Kiedy automatyzować pracę księgowości?

Każdy ambitny księgowy doceni możliwość przyspieszenia pracy, czyli jej maksymalnego zautomatyzowania. Tym bardziej, kiedy składa się ona z czynności, które trzeba codziennie powtarzać, takich jak:

  • dekretowanie i wprowadzanie do systemu dużej liczby faktur,
  • przesyłanie rozliczeń, 
  • wysyłanie przypomnień o dostarczeniu faktur (i upewnianie się, że to już wszystkie faktury w danym miesiącu),
  • podpisywanie i kompletowanie umów

Obecnie wszystkie te zadania można wykonywać online i pozwolić, by zaprojektowane w tym celu platformy wykonały je za nas, zyskując czas na bardziej złożone obowiązki, kontakt z klientem czy na rozwój osobisty. 

Umów się na bezpłatną konsultację i dowiedz się, jak wdrożyć automatyzację umów w Twojej firmie.

Optymalizacja i poprawa jakości zadań biura rachunkowego

Prowadzenie biura rachunkowego jest nie lada wyzwaniem. Czuwanie nad najważniejszą dokumentacją klientów, doradzanie w zarządzaniu ich finansami, pomoc w przedzieraniu się przez skomplikowane procedury urzędowe czy optymalizacja rozliczeń podatkowych. Wymienione czynności to zaledwie namiastka zadań, z którymi na co dzień mierzą się księgowi. Co więcej, jak pokazała pandemia, aby zapanować nad wszystkimi tymi czynnościami, konieczne jest wprowadzenie narzędzi umożliwiających wykonywanie ich zdalnie. 

Dlaczego automatyzacja pracy z dokumentami jest tak ważna? Wszystko, co może przyczynić się do ograniczenia zaangażowania pracowników w powtarzalne czynności, będzie miało korzystny wpływ na poprawę jakości pracy w całym biurze. Odpowiednie narzędzia pomagają zaoszczędzić czas przeznaczony na wykonywania zadań, ponieważ czuwają nad poprawnością ich wykonywania, eliminując ryzyko błędów. 

Korzyści wynikające z automatyzacji w księgowości

Programy przeznaczone dla biur rachunkowych powinny umożliwiać natychmiastowy dostęp do niezbędnych danych nie tylko pracownikom. 

Dzięki automatyzacji klienci (którzy często pochodzą z różnych miast), mają możliwość przesyłania dokumentów do swoich księgowych bez konieczności odwiedzania ich w biurze. Archiwalne faktury, deklaracje, umowy, rozliczenia, raporty, statystyki – wszystko to jest zebrane w jednym miejscu, bez zużywania ton papieru podczas każdorazowego drukowania. Zapoznawanie się z warunkami współpracy z danym klientem nie wymaga już godzinnego wertowania teczek i szukania istotnych danych w segregatorach. Warto zauważyć, że automatyzacja oznacza także likwidację godzin spędzonych na wymianę korespondencji między klientem a księgowym. To z kolei ma korzystny wpływ na poprawienie wydajności pracy obydwu stron. 

Warto zaznaczyć, że pracownicy biur księgowych często muszą w krótkim czasie przygotować sporą ilość nowych umów i aneksów na raz. W takich okolicznościach dużym ułatwieniem okazuje się posiadanie przygotowanych wcześniej szablonów, które wstarczy uzupełnić danymi. Tak przygotowane dokumenty można następnie podpisać ze swoimi klientami podpisem elektronicznym bez ustalania jednego, dogodnego dla wszystkich terminu spotkania. Tym samym każda ze stron będzie mieć pewność, że współpraca ustalona jest o aktualne warunki umowy.

Przeczytaj więcej o cyfrowych dokumentach i paperless.

Oszczędności w biurze rachunkowym

Poza wspomnianym wcześniej zaoszczędzeniem dużej liczby godzin automatyzacja wpływa korzystnie na aspekt ekonomiczny. Dzięki niej nie trzeba pamiętać o uzupełnianiu zapasów, a pieniądze wydawane miesięcznie na papier, tonery do drukarek, teczki, segregatory, koperty, znaczki i inne akcesoria biurowe i kurierów naprawdę nie muszą być wydawane! Automatyzacja wspiera też ideę paperless, czyli wpływa na aspekt ekologiczny. 

Podsumowanie

W obawie przed tym, co nowe i nieznane, nie ma nic złego! Jednak aby sprostać wymaganiom wciąż rozwijającego się rynku i zapewnić swojej firmie wieloletnią współpracę z klientami, biura rachunkowe powinny przemyśleć codzienną automatyzację swoich zadań. Podążanie za nowymi możliwościami i wprowadzanie inteligentnych rozwiązań nie tylko pomaga w pracy, ale co najważniejsze – buduje zaufanie wśród klientów. 

Podziel się informacjami z innymi: