Wyzwanie: obsługa wydłużonego w czasie procesu zawierania umów
Problem w skrócie:
- Manualna obsługa procesu zawierania papierowych umów;
- Koszty wynikające z potrzeby zdobycia podpisu na dokumentach;
- Zawieranie umów online z zapisem o przeniesieniu autorskich praw majątkowych;
- Konieczność angażowania zespołu HR do wykonywania powtarzalnej pracy.
W przygotowywanie umów w RST Software zaangażowane są trzy zespoły, a podpisywanie umów z pracownikami odbywa się w kilku etapach.
W pierwszej kolejności kandydat podpisuje umowę na okres próbny. Po tym czasie dział HR decyduje o przedłużeniu umowy, która zawierana jest na okres jednego roku. Po upłynięciu tego terminu umowa może zostać ponownie podpisana – tym razem już na czas nieokreślony.
Przed wdrożeniem platformy do elektronicznego obiegu dokumentów wszystkie wyżej wymienione kroki procesu zawarcia umowy wiązały się z manualnym uzupełnieniem papierowych dokumentów. Wynikiem takiego podejścia była konieczność drukowania, wysyłki pocztą lub kurierem, ręcznego podpisywania i skanowania dokumentów do archiwizacji. W przypadku pojawienia się błędu w zapisie umowy należało ten proces powtórzyć.
Rozwiązanie: cyfrowa przestrzeń do obsługi dokumentów online. Modułowe szablony i jednorazowy podpis kwalifikowany mSzafir
W rezultacie poszukiwań rozwiązania, które umożliwiłoby cyfryzację obiegu umów i załączników, RST zdecydowało się na skorzystanie z usług Pergaminu, platformy do automatyzacji dokumentów. W proces przygotowywania i późniejszą obsługę umów zaangażowany jest przede wszystkim dział rekrutacji oraz dział HR firmy RST Software. To dla nich zostały przygotowane w Pergaminie własne przestrzenie do działania, czyli Zespoły.
W obrębie Zespołu w Pergaminie osoby odpowiedzialne za dany proces mogą między innymi:
- wgrywać dane kandydatów do bazy kontrahentów w Pergaminie, aby później w łatwy sposób zaciągać aktualne dane do umów,
- sprawnie wprowadzać dane do umowy korzystając z interaktywnych pól w szablonie,
- wysyłać do kandydata umowę bezpośrednio za pośrednictwem Pergaminu,
- podpisywać (dział HR posiada upoważnienie) oraz nadzorować proces składania podpisów.
W przypadku umów to dział HR zajmuje się przygotowaniem umowy w Pergaminie, wprowadzając do umowy między innymi takie dane jak kwoty wynagrodzenia czy okres zatrudnienia. Umowa podpisywana przez strony (tu, jak wyżej, dzięki upoważnieniu możliwy jest podpis działu HR). Za pomocą Pergaminu procesowane są również wszystkie aneksy do umów.
Kolejną wartością dla zespołów RST Software jest możliwość ustawiania uprawnień, czyli poszczególnych dostępów dla użytkowników. Menedżer danego zespołu może przydzielić odpowiednim osobom z działu HR i działu Rekrutacji dostęp do modyfikowania szablonów umów, możliwość dodawania nowych podmiotów do bazy czy tworzyć umowy.
Odpowiedź na wyzwanie w skrócie:
- Wdrożenie systemu do elektronicznego obiegu dokumentów Pergamin.
- Szkolenie dla zespołów zaangażowanych w obsługę umów online.
- Przygotowanie przestrzeni w Pergaminie dla poszczególnych działów RST Software.
- Wykorzystanie jednorazowego podpisu kwalifikowanego mSzafir oraz podpisu mobilnego Asseco SimplySign do zawierania umów.
