Z artykułu dowiesz się:
- co przedsiębiorcy mogą zyskać dzięki archiwizacji dokumentów online;
- czym jest i jakie funkcje pełni e-segregator;
- co sprawia, że archiwizacja umów online jest bezpieczna i bardziej opłacalna niż tradycyjne przechowywanie dokumentów;
- jak wyszukiwać umowy w segregatorach online.
Przedsiębiorcy, którzy korzystają z papierowych dokumentów, muszą także planować archiwizację umów. Najpopularniejsza jak dotąd metoda bazuje na spinaniu wszystkiego zszywaczem lub spinaczem, wkładaniu do koszulki, a następnie do segregatora. Jeśli dokumentów jest niewiele i mieszczą się w jednym zeszycie, sytuacja jest w miarę komfortowa. Kiedy jednak umów przybywa, a wraz z nimi zwiększa się liczba segregatorów, pojawia się problem.
Nagle potrzebne okazuje się zaopatrzenie firmy w dodatkowe półki, a nawet pomieszczenie do przechowywania dokumentów. Takie kroki wiążą się oczywiście z dużymi kosztami i czasochłonnym procesem archiwizacji umów. Czy można z tego zrezygnować? Owszem, wystarczy przejść na #paperless i wykorzystywać e-segregator, czyli elektroniczne archiwum umów.
Umowa – czy warto zawierać ją skanem?
E-segregator, czyli nowoczesne podejście do archiwizacji umów
Współczesny biznes może czerpać garściami z nowych technologii. W zakresie archiwizacji dokumentów również. Pojęcie e-segregator pojawia się coraz częściej, kiedy mowa o umowach oraz przechowywaniu dokumentów. To nic innego jak jedna z funkcji kompleksowej cyfrowej usługi, takiej jak Pergamin, która umożliwia tworzenie, podpisywanie i archiwizowanie umów online.
E-segregator pozwala zachować ład w umowach zawieranych w formie dokumentowej. Firmy, które decydują się na podejście #paperless i cyfrową obsługę dokumentów, nie muszą drukować umów, zbierać podpisów i doręczać dokumentów za pośrednictwem kurierów. Co więcej, nie muszą nawet pobierać z Pergaminu dokumentów w formacie PDF i przechowywać ich w katalogach na dysku twardym. Wszystkie umowy mogą znajdować się w wygodnym cyfrowym archiwum.
Archiwum dokumentów, w którym znajdziesz umowę online w ciągu chwili
Archiwum dokumentów dostępne w Pergaminie znacząco skraca czas znalezienia właściwej umowy online. Dokumenty w e-segregatorze można wyszukiwać po:
- tytule,
- rodzaju dokumentu,
- datach aktualizacji,
- kontrahencie,
- członkach umowy.
Wprowadzenie któregokolwiek z filtra pozwala na sprecyzowanie zapytania i wyszukanie odpowiedniego dokumentu. Nie trzeba przeszukiwać manualnie całego archiwum, jak w przypadku tradycyjnych segregatorów i papierowych umów. Nie trzeba także tracić czasu na wyszukiwanie dokumentów na dysku komputera, gdzie mogą znajdować się w różnych folderach oraz z niedopracowanymi nazwami plików.
Jeśli zdecydujesz się na wdrożenie archiwum w postaci e-segregatora, kilka kliknięć wystarczy Ci do znalezienia właściwej umowy online.
5 problemów firm z zarządzaniem umowami
Pobieraj z archiwum umowy oraz raporty
Archiwum umów w Pergaminie, czyli e-segregator pozwala na:
- pobieranie zarówno pojedynczych umów online, jak i masowo wielu dokumentów,
- przywracanie umów do głównego zasobu dokumentów,
- usuwanie dokumentów z platformy.
Ponadto e-segregator umożliwia sporządzanie raportów dotyczących zarchiwizowanych umów. Znajdują się w nich informacje o:
- nazwie umowy,
- numerze umowy,
- statusie dokumentu,
- autorze,
- kontrahencie,
- negocjatorach,
- datach utworzenia, aktualizacji oraz podpisania,
- wersjach umów online,
- historii dokumentów.
Takie raporty przedsiębiorcy mogą tworzyć automatycznie na podstawie wybranych przez siebie umów lub całego archiwum. Daje to szybki dostęp do najpotrzebniejszych informacji o podpisanych dokumentach.
Zarządzaj dostępem do e-segregatora
Stworzony w Pergaminie e-segregator może być dostępny dla wszystkich członków firmowego zespołu, którzy funkcjonują w takiej strukturze w obrębie platformy. Każdy z nich ma możliwość wyszukiwania dokumentów, a także ich pobierania. Od przypisanych przez administratora zespołu uprawnień zależy, czy jego członkowie mogą kasować umowy online z archiwum.
Korzystaj z dostępu 24/7
Dostęp do e-segregatora możliwy jest w każdej chwili. Archiwum dokumentów jest dostępne 24 godziny na dobę 7 dni w tygodniu. Można do niego zaglądać z poziomu przeglądarki internetowej na komputerze, tablecie, a także na smartfonie. Pobrane w formie PDF umowy online nie znikają z archiwum. Nikt nie musi ich odkładać na półkę. One ciągle są tam dostępne. To bardzo przydatne nawet w trakcie spotkań, podczas których nagle pojawia się konieczność zapoznania z dawno zarchiwizowaną umową online.
Przekonaj się, jak Twoja firma może tworzyć umowy, podpisywać je
i archiwizować w e-segregatorze w ramach jednego narzędzia!
Bezpiecznie przechowuj dokumenty w e-segregatorze
W przechowywaniu umów w firmie ważne jest ich bezpieczeństwo. Dokumenty nie mogą być zniszczone czy też upublicznione. E-segregator gwarantuje wysoki poziom bezpieczeństwa archiwizowanych umów online. W przypadku Pergaminu są one przechowywane w nowoczesnych data center we Frankfurcie i w Paryżu. Wprowadzone rozwiązania uniemożliwiają wyciek takich danych bądź ich usunięcie.
Archiwizacja dokumentów online źródłem oszczędności
Pogram do tworzenia umów, który umożliwia podpisywanie umów przez internet i archiwizowanie dokumentów online, przynosi firmie spore oszczędności. Po rezygnacji z materiałów biurowych takich jak segregatory, koszulki, papier, spinacze firma – w zależności od wielkości przedsiębiorstwa – od kilkudziesięciu do kilkuset tysięcy złotych rocznie. Do tego należy też doliczyć wynajem przestrzeni bądź koszt mebli niezbędnych do przechowywania papierowych umów oraz wysyłki umów kurierami.
Podsumowanie
E-segregator i forma dokumentowa dają przedsiębiorcom sporą przewagę nad papierowymi umowami oraz sposobem ich archiwizacji. Nowoczesne cyfrowe rozwiązanie, jakim jest Pergamin, pozwala kompleksowo realizować zadania związane z umowami online, czyli ich tworzenie, podpisywanie oraz przechowywanie. Archiwum w postaci e-segregatora pozwala na błyskawiczne znalezienie potrzebnych umów oraz dostęp do nich w każdej chwili wszystkim członkom zespołu w obrębie firmy. Jednocześnie rozwiązuje problem fizycznego przechowywania dokumentów i odszukiwania ich w tradycyjny sposób.
