PDF to jeden z powszechnie wykorzystywanych przez firmy formatów plików. Jego zaletą jest niezmienny wygląd na wszystkich urządzeniach bez względu na wykorzystywane oprogramowanie. Nic więc dziwnego, że pliki PDF stosowane są do udostępniania rozmaitych dokumentów: prezentacji, arkuszy kalkulacyjnych. To także sposób przekazywania kontrahentom umów. W Pergaminie umożliwiamy korzystanie z umów PDF oraz ich wygodne i szybkie podpisywanie. Zobacz, jak to możesz zrobić w kilku prostych krokach.
Automatyzacja, czyli…? 6 powodów, dla których firmy wdrażają automatyzację pracy z dokumentami
Podpisywanie dokumentów PDF – czy to legalne?
Wielokrotnie spotykamy się z pytaniami, zarówno podczas prezentacji Pergaminu, jak i w trakcie konsultacji, czy podpisywanie umów online jest legalne. Nasze odpowiedzi zawsze są twierdzące. Możliwość podpisywania umów, również w postaci plików PDF, daje forma dokumentowa. Zgodnie z jej założeniami należy spełnić dwa warunki, aby taka umowa był legalna i prawnie wiążąca. Mowa o zachowaniu względów formalnych, czyli stworzeniu oświadczenia woli w postaci dokumentu, a także umożliwieniu ustalenia tożsamości osoby, która je składa.
Okazuje się zatem, że zarówno polskie przepisy prawa, jak i europejskie (eIDAS) pozwalają na podpisywanie dokumentów PDF i uznają ten fakt za w pełni legalny.
Sprawdź więcej informacji na temat formy dokumentowej na naszym blogu!
Jak podpisać dokument PDF online?
Podpisywanie dokumentów PDF to jedna z wielu możliwości Pergaminu. Platforma pozwala na przeprowadzenie tego procesu na dwa różne sposoby, a mianowicie: z wykorzystaniem podpisu online oraz kwalifikowanego podpisu elektronicznego.
Krok 1 – rejestracja w Pergaminie
Żeby podpisać dokument PDF w Pergaminie, w pierwszej kolejności należy założyć bezpłatne konto. To szybki proces, który wymaga jedynie podania:
- adresu mailowego,
- imienia i nazwiska,
- hasła,
- numeru telefonu.
Na wskazany w formularzu adres poczty elektronicznej zostanie przesłana wiadomość służąca weryfikacji, a zarazem aktywacji konta. Czas przystąpić do podpisania pierwszej umowy!
Krok 2 – dodanie umowy PDF
Po zalogowaniu do Pergaminu widoczny jest cały system tworzenia, podpisywania i zarządzania umowami. Po przejściu do zakładki „Nowy dokument” można wybrać jego rodzaj. Tutaj również znajduje się opcja dodawania plików PDF. Służy temu dodatkowy popup. Można w nim:
- wybrać PDF z dysku urządzenia,
- przesłać plik za pomocą metody „przeciągnij i upuść”, co jest bardzo wygodne w przypadku korzystania z komputera.
Po dodaniu pliku PDF niezbędne jest nadanie nazwy umowie, a także wprowadzenie danych kontrahenta. Informacje te będą przydatne w przyszłości np. w celu odnalezienia dokumentu na platformie.
Krok 3 – wybór sposobu podpisu
Bardzo ważnym krokiem jest wybór sposobu podpisania umowy w formie pliku PDF. Pergamin umożliwia skorzystanie z:
- podpisu online,
- kwalifikowanego podpisu elektronicznego.
Powyższe rozwiązania różnią się między sobą m.in. sposobem weryfikacji. W przypadku podpisu online bazuje ona na adresie e-mail oraz kodzie przesłanym na numer telefonu. Natomiast podpisanie pdf kwalifikowanym podpisem elektronicznym wymaga posiadania konta w usłudze Asseco SimplySign.
Umowa – czy warto zawierać ją skanem?
Krok 4 – zaproszenie do podpisania
Po wybraniu sposobu podpisania dokumentu PDF można zaprosić do niego kontrahentów. Po kliknięciu ikony plusa w prawym menu w sekcji Członkowie pojawi się możliwość wpisania ich adresów mailowych. Wszyscy kontrahenci otrzymają na wskazane maile zaproszenia do podpisania wraz z linkiem, prowadzącym bezpośrednio do umowy.
Krok 5 – podpisanie umowy PDF
Zarówno autor umowy, jak i kontrahenci mogą ją podpisać, klikając Podpis w prawym menu. Wtedy też pojawi się dodatkowe okienko, a jego zawartość będzie zależna od wyboru sposobu podpisania dokumentu:
- podpis online – pojawi się informacja o wpisaniu numeru telefonu, na który zostanie wysłany kod weryfikacyjny,
- kwalifikowany podpis elektroniczny – wyświetlony zostanie komunikat o konieczności zalogowania się na konto w ramach usługi Asseco Simply Sign, wyborze certyfikatu oraz konieczności wpisania kodu PIN.
Po podpisaniu dokumentu PDF przez wszystkie zaproszone osoby oraz autora, możliwe będzie pobranie go wraz z odpowiednim certyfikatem, potwierdzający dokonaną czynność.
Umów się na bezpłatną konsultację i opowiedz nam o swoich potrzebach. Razem zastanowimy się, jak możemy usprawnić Twoją pracę z umowami.
Dlaczego warto podpisywać dokumenty PDF przez Pergamin?
Pergamin okazuje się wygodniejszym oraz dającym większe możliwości sposobem podpisania umów PDF.
Platforma pozwala:
- na podpisywanie dokumentów PDF online z każdego urządzenia bez konieczności instalacji oprogramowania,
- na podpisywanie pdf podpisem kwalifikowanym,
- przechowywanie i archiwizowanie podpisywanych umów,
- na stały nadzór nad statusem dokumentu.
Podsumowanie
Podpisywanie dokumentów PDF stanowi zachętę do rezygnacji z papierowych umów. Na taki krok pozwala obecna w polskich przepisach forma dokumentowa, która jest zgodna z europejskim rozporządzeniem eIDAS. Podpisywanie dokumentów PDF to również jedna z opcji w Pergaminie. Jest ona znacznie wygodniejsza niż oprogramowanie instalowane na komputerach, a ponadto daje więcej możliwości przedsiębiorcom w zakresie samego podpisu, jak i całego cyklu życia umowy.
