Odbierz darmowego e-booka
Podpis elektroniczny w Twojej firmie. Jakie umowy podpiszesz online?
Jako że przez wiele lat sami pracowaliśmy w Wordzie, wykorzystując go do tworzenia umów, możemy co nieco powiedzieć na jego temat. Porównamy go z Pergaminem, czyli naszym dedykowanym narzędziem przeznaczonym do obsługi całego cyklu życia umowy – od jej stworzenia poprzez negocjacje do podpisania i archiwizacji.
Błędy w pisowni nazw kontrahentów
Kiedy przygotowujesz umowy w Wordzie, możesz napotkać problem z wpisaniem nazwy kontrahenta. Może być ona tak skomplikowana, że potrzebne będzie jej literowanie i kilkukrotna weryfikacja. Niektórzy posiłkują się kopiowaniem nazwy ze strony internetowej lub maila. Często jednak i tak w gotowym dokumencie pojawia się błąd np. literówka, która nie została zauważona wcześniej.
Jak to wygląda w Pergaminie? Dodawanie kontrahentów do elektronicznej umowy jest znacznie łatwiejsze. Wystarczy wprowadzenie ich numeru NIP, a dane zostaną automatycznie pobrane z bazy REGON. Wśród nich oczywiście nazwa przedsiębiorcy. Tym samym znika konieczność wprowadzania ręcznie skomplikowanej nazwy kontrahenta.
Czy umowa podpisana online jest ważna i zgodna z prawem?
Zmiana formatowania tekstu i wygląd dokumentu
Warstwa wizualna umowy również odgrywa ważną rolę. W Wordzie możesz nadać umowie właściwą formę, stosując wypunktowania, wcięcia, akapity. Niestety praktyka pokazuje, że ten sam plik otwarty przez inną osobę może wyglądać zupełnie inaczej. Fonty zmieniają swój rozmiar, a także krój. Pojawiają się mniejsze lub większe odstępy wyglądające nieestetycznie. Wynika to m.in. z różnych wersji oprogramowania posiadanego przez osoby odczytujące umowę.
Ile razy w firmie ponownie formatowaliście tekst umowy, żeby podczas wydruku wszystko wyglądało prawidłowo? No właśnie. Starannie przygotowana umowa jest przecież wizytówką.
W Pergaminie możesz uniknąć takich błędów. Umowy tworzone są w systemie, który jest dostępny dla wszystkich w takiej samej wersji. Co więcej, nie trzeba go instalować, a wystarczy zalogować się do platformy przez przeglądarkę internetową. Bez względu na to, z jakiego urządzenia korzystasz, umowa będzie zawsze sformatowana tak samo i będzie się równie dobrze prezentować.
Kopiowanie i wklejanie poszczególnych warunków umowy
Jeśli stworzyłeś wiele szablonów umów w Wordzie, jesteś przygotowany na różne sytuacje. Mimo to może pojawić się konieczność przygotowania dokumentu, w którym musisz zawrzeć postanowienia rozsiane po rozmaitych wzorach. Wtedy Twoim najbliższym sprzymierzeńcem staje się opcja kopiowania i wklejania. Tylko czy zawsze działa ona prawidłowo? Wraz z treścią kopiuje się również styl formatowania. Wklejając tekst do nowego dokumentu, musisz ponownie wybrać krój fontu, jego rozmiar, wyrównanie tekstu. Narażasz się na błąd, a dodatkowo tracisz czas.
Dlatego w Pergaminie możesz stworzyć jeden szablon umowy zamiast kilku. Będzie on rzeczywiście dostosowany do rozmaitych sytuacji. Jak to możliwe? Otóż w szablonach umowy możesz zastosować zmienne, np. w postaci pola wyboru, czy też kreatory warunków, które pozwolą Ci na zawieranie wielu zapisów oraz ich wybieranie zależnie od okoliczności. Nie popełnisz żadnego błędu związanego z obecnością nieprawidłowych postanowień, które dotychczas były kopiowane i wklejane w Wordzie.
E-segregator, czyli przechowywanie dokumentów online
Błędy związane z wersjami umowy
O tym błędzie kilka razy już wspominaliśmy na łamach bloga. Mowa o dostępie do różnych wersji umowy. Kiedy korzystasz z Worda, współpraca nad dokumentem opiera się na jego tworzeniu, a następnie przesyłaniu mailem czy też przekazywaniu za pomocą chmury albo lub zewnętrznego nośnika danych. W efekcie współpracownicy mogą korzystać z różnych wersji umowy, a co gorsza nie wiadomo, która z nich jest właściwa. Wszyscy mogą bazować na błędnym pliku i dokonywać w nim zmian.
Współpraca zespołowa nad umową to jedna z najważniejszych opcji w Pergaminie. Wszyscy członkowie otrzymują dostęp do tego samego dokumentu i pracują na najbardziej aktualnej wersji. Pomocna jest tutaj również historia edycji, a także dostęp do poszczególnych jego wersji. Unikniesz w ten sposób pracy na różnych wersjach plików i stworzysz właściwą umowę bez błędów, a do tego szybciej niż w Wordzie.
Umów się na bezpłatną konsultację i opowiedz nam o swoich potrzebach.
Razem zastanowimy się, jak możemy usprawnić Twoją pracę z umowami.
Podsumowanie
Tworzenie umów w edytorze Word wiąże się z kilkoma problemami. Mogą się one przełożyć na kształt dokumentu oraz jego zawartość. Dlatego w Pergaminie dajemy możliwość łatwiejszego przygotowania dokumentów. Eliminujemy zasadnicze błędy, jakie mogą się pojawić podczas tworzenia umowy w Wordzie. Pomagamy wszystkim firmom, które chcą przygotowywać dokumenty szybciej, bez zbędnych problemów, aby poświęcić zaoszczędzony czas na inne ważne zadania.
