Nowe funkcje do zarządzania dokumentami oraz personalizacja maili dla Twojej organizacji!

Spis treści:

Za oknem upały, a w Pergaminie równie gorąco! ☀ Z wielką ekscytacją ogłaszamy najnowsze zmiany w naszym systemie wprowadzane z ostatnią aktualizacją systemową. Czytaj dalej, aby dowiedzieć się, jakie nowe funkcjonalności i usprawnienia systemowe przygotowaliśmy dla Ciebie.

 

Zmiany wizualne i funkcjonalne: nowości w ustawieniach konta i panelu Organizacji

W panelu ustawień konta nasi Użytkownicy zobaczą nowe centrum zarządzania swoimi danymi. Kliknięcie zakładki poprowadzi bezpośrednio do nowej, zmodernizowanej wersji tego obszaru naszej aplikacji.

Użytkownicy Pergaminu będą mogli dodawać swoje avatary, które będą wyświetlane zamiast inicjałów uczestników w Kolejce podpisu.

Wybór języka aplikacji został przeniesiony do ustawień konta w aplikacji. W panelu Użytkownicy będą mogli również ustawiać preferowany język oraz format daty (wyświetlane w aktualnie dostępnych częściach zmodernizowanego interfejsu).

Ustawienia oraz widok Organizacji i Zespołów

Nasi Użytkownicy po zalogowaniu się na swoje konto zauważą nową odsłonę rozwijanego menu Organizacji. Pojawiają się tam czytelne ikony pozwalające sprawnie nawigować między zespołami. Aby przejść bezpośrednio do zakładki zarządzania ustawieniami i dostępami dla danej Organizacji (Zespołu), wystarczy kliknąć ikonę koła zębatego obok nazwy.

Co więcej, w ustawieniach Organizacji zawitały nowe porządki, czyli całkowicie odmieniony interfejs, podzielony na 3 zakładki:

    1. Szczegóły Organizacji: dostępna możliwość zmiany nazwy Organizacji, jej całkowitego usunięcia, wprowadzenia danych firmowych oraz wgrania własnego logo (maksymalnie 100 kb, format JPG lub PNG). Uprawnienia te będą dostępne tylko dla administratorów.
    2. Zespoły: centrum zarządzania Zespołami w ramach Organizacji, czyli możliwość przełączania między widokami występujących zespołów, panel zaproszeń, gospodarowanie uprawnieniami współpracowników oraz konfiguracja domyślnej Kolejki podpisu.
    3. Personalizacja maili: moduł tworzenia personalizowanych maili systemowych, dostępny dla administratorów Organizacji. Szczegóły zdradzamy poniżej!

    1.  

    A do tego mały bonus 😊 Poruszanie się po funkcjonalnościach systemowych już niedługo stanie się jeszcze łatwiejsze! Wraz z aktualizacją wdrażamy przewodnik po systemie, który poprowadzi naszych Użytkowników przez kluczowe zmiany wizualne w danej części aplikacji. Aktualnie będzie on dostępny wyłącznie z poziomu zakładki „Konto”, ale docelowo obejmie też kolejne części systemu poddawane modernizacji.

    Personalizacja maili dla Twojej Organizacji

    Do repertuaru rozwiązań oferowanych przez Pergamin dołącza customizacja wyglądu wiadomości mailowych dla Organizacji: dodawanie własnego logo, kolorów wiodących i stopki firmowej.

     

    Dostęp do modułu stanie się możliwy po dokonaniu aktywacji usługi z naszej strony. Dla naszych Klientów wprowadzamy możliwość rozszerzenia obecnego abonamentu celem aktywacji dostępu do usługi. 

     

    Zachęcamy do kontaktu z naszym zespołem, aby uzyskać szczegóły na temat pakietu cenowego! 

    Co zyskasz dzięki personalizacji?

      1. Możliwość dopasowania kolorystycznego powiadomień mailowych dla Twoich organizacji (wybór koloru wiodącego).
      2. Administrator Organizacji może zdecydować, czy w mailach zostanie umieszczona stopka z danymi nadawcy i danymi firmy.
      3. Branding w wiadomościach mailowych, czyli logo Twojej firmy.

      Z customizacji będzie można skorzystać w przypadku maili dotyczących: zaproszenia do dokumentu, zakończenia pracy nad dokumentem, usunięcia dokumentu, zmian w dokumencie lub zmian w dostępie do dokumentu, oczekiwania na podpis, oczekiwania na akceptację, dostępu do dokumentu (w przypadku dokumentów z tzw. szablonu ofertowego), zaproszenia do Zespołu lub otrzymania dostępu do Zespołu, wysłania dokumentu do osoby trzeciej.

      Zarządzanie powiadomieniami i zgodami

      Wprowadzamy możliwość zarządzania powiadomieniami. Nasi Użytkownicy będą mogli zaznaczyć, jakiego rodzaju powiadomienia chcą otrzymywać mailowo lub wewnątrz aplikacji. W panelu ustawień Konta, nasi Użytkownicy znajdą nową zakładkę nazwaną „Powiadomienia i zgody”.

      W tym panelu możesz zaznaczyć istotne dla Ciebie notyfikacje, które będą wysyłane z naszego systemu. Możesz wybrać, czy dany typ powiadomienia powinien trafić na Twój adres e-mail, czy pojawiać się wyłącznie w aplikacji, pod ikoną dzwoneczka.

      Nowości w Kreatorze szablonów

      Walidacja poprzez wyrażenia regularne

      Nasz Kreator szablonów zyskuje funkcjonalność walidacji wybranych pól tekstowych. Możliwa będzie weryfikacja prawidłowości m.in. numeru PESEL, NIP czy liczby znaków dla rachunku bankowego w ramach wypełnianego dokumentu.

      Jeżeli dane nie spełnią warunków wyrażenia regularnego, system wyświetli komunikat o niepoprawnie uzupełnionym polu.

      🗨️ Sprawdź artykuł w naszej Bazie wiedzy, w którym znajdziesz inne przykładowe wyrażenia regularne dostępne do wykorzystania w Twoich szablonach!

      Szybkie i proste tworzenie lub aktualizowanie listy wyboru

      Nasi Użytkownicy tworzący własne szablony w Kreatorze zyskują możliwość wklejania gotowej listy w ramach zmiennej Lista wyboru. W ramach edycji zmiennej należy przełączyć na opcję „WIDOK POLA TEKSTOWEGO”:

      Opcja umożliwia wygodną aktualizację zarówno prostych, jak i bardziej rozbudowanych list wyboru w Kreatorze – bez konieczności dodawania każdej pozycji oddzielnie.

      Nowa akcja masowa: oznaczanie dokumentów jako zakończone

      Od teraz nawet skany już podpisanych na papierze umów mogą zostać wygodnie przechowywane w Pergaminie z przypisanym statusem „Podpisany”. Nasi Użytkownicy otrzymują możliwość oznaczania dokumentów roboczych jako zakończone.

      W takiej sytuacji nie zostanie wygenerowany certyfikat podpisu ani pieczęć Pergaminu. Dokumenty, których dana osoba jest autorem lub managerem, można oznaczać jako zakończone. To wygodna opcja w przypadku dodawania dokumentów podpisanych poza Pergaminem, które chcesz archiwizować w naszym systemie.

      Uprawnienie do zarządzania managerami dokumentów

      Zarządzanie managerami to udogodnienie pozwalające wszystkim bądź wybranym członkom zespołu na wspólne gospodarowanie dokumentami dostępnymi w repozytorium – nawet w przypadku nieobecności czy niedyspozycyjności ich autorów.

      Administratorzy mogą przypisać/odebrać uprawnienie członkom zespołu w ustawieniach Organizacji. Członkowie będą mogli następnie dodawać innych managerów do utworzonych dokumentów. To znaczy, że już nie tylko sam autor dokumentu, ale też współpracownicy będą mogli zadecydować o uprawnionych do zarządzania obiegiem dokumentu (edycja, tworzenie kolejki podpisu, wysyłanie powiadomień SMS/e-mail).

       

      Uwaga! Funkcja dotyczy jedynie przypisania/odebrania uprawnienia do zarządzania managerami w tych dokumentach, w których dany członek zespołu nie jest już autorem ani managerem.

      Szybsze wyszukiwanie pakietów dokumentów

      Przygotowaliśmy usprawnienie dla efektywnego zarządzania paczkami dokumentów. W widoku „Pakiety dokumentów” pojawi się wyszukiwarka. Pojedyncze pakiety składające się z dokumentów wygenerowanych masowo (np. wysyłka aneksów do umów z pliku CSV) będą mogły zostać z łatwością zlokalizowane po ich nazwie.

      Odświeżenie funkcji pomocniczych: wysyłanie dokumentów do osób trzecich, duplikowanie dokumentów

       

      Zwiększamy krąg osób uprawnionych do przekazywania podpisanych dokumentów osobom trzecim w aplikacji. Funkcja będzie dostępna już nie tylko dla autora lub managera dokumentu, ale także dla uczestniczących w kolejce Akceptujących i Podpisujących z tego samego zespołu, w którym powstał dany dokument.

       

      Duplikowanie dokumentów

      Dotychczas nasi Użytkownicy mogli duplikować wyłącznie dokumenty z szablonów. 

      Tę funkcję poszerzamy o dokumenty powstałe z pliku PDF. Na dodatek umożliwiamy kopiowanie kolejki podpisu oraz załączników (szablonowych i zewnętrznych)!

      W razie pytań lub wątpliwości zapraszamy do kontaktu z naszym Działem Obsługi Klienta. Napisz do nas: [email protected] – jesteśmy do Twojej dyspozycji!

       

      Jeśli chcesz pobrać treść tego artykułu w formie PDF, kliknij tutaj!

      Share this article

      Share on linkedin
      Share on facebook
      Share on twitter

      Powiązane artykuły:

      Nowości w Pergaminie! Masowe zapraszanie do zespołu i kontrola poziomu uprawnień nowych członków
      Wraz z dzisiejszą aktualizacją wprowadziliśmy do naszego systemu możliwość masowego zapraszania nowych...
      Case study: Błyskawiczne aneksowanie umów z pakietem startowym „0” dla nowych pracowników 
      Firma BPiON świadczy nowoczesne usługi w zakresie outsourcingu kadrowo-płacowego i księgowego w całej...
      Podsumowanie roku w Pergaminie. Wywiad z Antonim Wędzikowskim
      Mijający rok był jednym z najbardziej przełomowych w historii Pergaminu. Które z planów zrealizowaliśmy...

      Masz pytania?