Transformacja cyfrowa, która dokonuje się na naszych oczach, dotyczy wielu obszarów działalności Twojego przedsiębiorstwa. Możesz ją zauważyć w sferze produkcyjnej, sprzedażowej, ale również formalnej, która stanowi podstawę każdego biznesu. Mowa o umowach i ich zawieraniu. Zmiany zachodzące w procesie określanym jako cykl życia umowy wspierają Twoje efektywne działanie na tym polu.
Co to jest cykl życia umowy?
Teoria w przypadku pracy z dokumentami jest tak samo ważna jak praktyka. Znajomość cyklu życia umów pomaga w odpowiednim podejściu do tego procesu. Czego on dotyczy? Cykl życia umowy to etapy, przez które przechodzi ten ważny dokument, aby stać się skutecznym narzędziem dla Twojego przedsiębiorstwa: umożliwiającym sprawne zarządzanie dokumentami, a także realizowanie kolejnych kroków prowadzących do sukcesu.
[QUIZ] Jak przygotować firmę na czwartą falę pandemii? Poznaj 6 sposobów i rozwiąż test!
Jakie są etapy cyklu życia umowy?
Podstawą cyklu życia umowy są poszczególne jego etapy, które normują całą historię dokumentu. Poniżej omawiamy każdy z nich.
Zapoczątkowanie
Cykl życia umowy zaczyna się wtedy, gdy pojawia się potrzeba nawiązania współpracy. To moment, w którym zapada decyzja, że dalszy rozwój czy też stworzenie jakiegoś produktu lub zaoferowanie usługi jest możliwe dopiero po dostarczeniu przedsiębiorstwu elementów zewnętrznych przez inne organizacje. Wtedy też zaczynają się poszukiwania potencjalnych kontrahentów i podejmowanie z nimi rozmów na temat współpracy.
Negocjacje
Negocjacje umowy to kolejny krok na drodze do jej podpisania. Pomiędzy Tobą a Twoim kontrahentem następuje wymiana argumentów, która prowadzi do uzyskania możliwie najlepszych warunków zapisanych w dokumencie. Zasada przy negocjacjach zawsze jest jedna: obydwie strony muszą coś zyskać na podstawie podpisanej umowy.
Czytaj też:
5 porad, jak przyspieszyć negocjacje umów
Sporządzenie umowy
Naturalnym etapem cyklu życia umowy, po zakończeniu rozmów z kontrahentem, jest jej sporządzenie. To czas, kiedy w Twojej firmie formułowane są wszystkie zapisy niezbędne dla powstania dokumentu. Na tym etapie istotną rolę odgrywają:
- współpraca zespołowa,
- odpowiedni przepływ informacji,
- korzystanie z odpowiedniego narzędzia pozwalającego na kontrolowaną komunikację i śledzenie zmian w dokumencie,
- praca na aktualnej wersji elektronicznej umowy.
Sporządzenie umowy powinno przebiegać w uporządkowany sposób, najlepiej z wykorzystaniem odpowiedniego narzędzia zaprojektowanego dokładnie w tym celu. Dobrze skonstruowane rozwiązanie daje gwarancję powstania dokumentu pozbawionego błędów formalnych i językowych, a także pozwala na skrócenie tego etapu.
Zatwierdzenie projektu umowy
Przygotowany przez Twoją firmę projekt umowy trafia do kontrahenta. To czas, kiedy może się on zapoznać z poszczególnymi zapisami, a także zgłosić ewentualne uwagi. Od tego etapu cyklu życia umowy zależą dalsze prace nad nią, które mogą prowadzić:
- do naniesienia poprawek,
- przejścia do kolejnego etapu – podpisania umowy.
Podpisanie umowy
Złożenie podpisu na umowie to etap w cyklu jej życia, do którego wszyscy zmierzają. Wynegocjowany dokument, zatwierdzony przez obie strony, wymaga podpisów, aby mógł wejść w życie. Twoja firma może ten proces przeprowadzić standardowo, czyli korzystając z papierowych dokumentów i tzw. mokrego podpisu, ale może również skorzystać z narzędzi, które pomagają w transformacji cyfrowej biznesu.
Podpisanie umowy online lub za pośrednictwem kwalifikowanego podpisu elektronicznego przyspieszają cały proces. Ograniczają przy tym czas, poziom zaangażowania i koszty.
E-segregator, czyli przechowywanie dokumentów online
Wypełnienie warunków umowy
Podpisanie umowy rozpoczyna procedurę wypełnienia jej warunków. Jedna strona dostarcza wtedy drugiej produkty lub usługi, za które otrzymuje zapłatę. W zależności od czasu trwania umowy proces ten realizowany jest cyklicznie lub jednorazowo.
Archiwizacja
Dokument, który został podpisany, a jego postanowienia weszły w życie, powinien być archiwizowany. W tym aspekcie pracy z umowami przedsiębiorcy coraz częściej odchodzą od papierowych dokumentów, aby prowadzić biznes w realiach #paperless.
Twoja firma również może bazować na elektronicznych dokumentach, znacznie łatwiejszych do archiwizacji!
Archiwizacja elektronicznych umów jest dla Twojego przedsiębiorstwa:
- tańsza,
- szybsza,
- mniej skomplikowana,
- nowoczesna.
Wymówienie lub przedłużenie
Ostatni etap cykl życia umowy stanowi podjęcie decyzji w zakresie jej dalszego trwania. Twoja firma może zdecydować się na jej przedłużenie, jeśli potrzeba jest nadal aktualna, lub wypowiedzenie.
Podsumowanie
Cykl życia umowy jasno wskazuje poszczególne etapy jej funkcjonowania w przedsiębiorstwie. Dzięki temu cały proces w Twojej firmie jest usystematyzowany i klarowny. Wykorzystując do całego cyklu życia trwania umowy nowoczesne rozwiązania technologiczne, takie jak Pergamin, możesz działać szybciej, efektywniej i zarządzać wszystkimi etapami w wydajniejszy sposób.
