Jak być paperless?

Najpopularniejsze mity o paperless i elektronicznych dokumentach cz. 2

Spis treści

Zapraszamy do zapoznania się z drugą częścią artykułu, w którym obalamy najpopularniejsze mity na temat paperless i zawierania umów online. Na podstawie rozmów z naszymi klientami i badań dostępnych na rynku sprawdziliśmy, dlaczego przedsiębiorcy mają obawy przed zawieraniem umów online i jakie są ich przekonania na temat firmy bez papieru.

Z tego materiału dowiesz się:

  • dlaczego dokument bez pieczątki jest ważny i uzna go każdy sąd,
  • dlaczego umowy online są błędoodporne,
  • dlaczego zawieranie i podpisywanie umów online jest prostsze, niż myślisz,
  • czy podpisując elektroniczne umowy w firmie, możesz coś zmienić w skali globalnej.

Przeczytaj pierwszą część listy najpopularniejszych mitów o paperless.

Mit 7: Ważna umowa potrzebuje pieczątki 

Ani klienci, ani partnerzy, ani urzędy nie uznają ważności dokumentu, jeśli nie będzie na nim pieczątki. 

Fakt: To częste przekonanie. Aż 43% zapytanych przedsiębiorców jest bardzo mocno przywiązanych do pieczątki, która według poświadcza moc prawną decyzji decyzji czy umowy z kontrahentem. A przecież firmy działające w Polsce nie tylko nie muszą mieć pieczątki – ona nie stanowi jakiegokolwiek dowodu na ważność dokumentu. Dokument elektroniczny ma taką samą moc prawną co drukowany, a jeśli to kogoś uspokaja, do każdej umowy online przypisywana jest przecież e-pieczęć.

Mit 8: Umowy online i tak trzeba wydrukować

Co z tego, że w firmie podpisujemy umowy w systemie, skoro i tak na wszelki wypadek trzeba je wydrukować, żeby zawsze mieć je pod ręką, żeby nie zginęły, żeby były ważne, czyli „na wszelki wypadek”.

Fakt: Nonsens! Oryginałem dokumentu elektronicznego jest właśnie ten dokument, a nie jego wydruk. Wydruki dokumentu elektronicznego ma walor prawny podobny do sporządzenia kserokopii. Oczywiście można je tworzyć, ale po co? Dokumenty przechowywane w e-segregatorze takiego systemu jak Pergamin znajdują się tam właśnie po to, żeby można było je łatwo odszukać według wybranych kryteriów. Są też przechowywane z zachowaniem najwyższych standardów bezpieczeństwa, więc nie ma ryzyka, że nagle je zgubimy albo ktoś przypadkowo się ich pozbędzie. 

Mit 9: Dokumenty w wersji elektronicznej łatwiej stracić lub błędnie uzupełnić

Wystarczy kilka nieudolnych kliknięć, roztargnienie, nadpisanie dokumentu, a umowa zniknie wraz ze zmianami. Łatwo też pomylić się podczas uzupełniania danych kontrahenta. 

Fakt: Jest wręcz przeciwnie. Programy do zawierania umów online chronią Cię przed popełnianiem błędów. Spójrzmy na Kreator umów w Pergaminie, w którym tworzysz modułowe szablony z inteligentnymi polami na zasadzie zmiennych. Dane kontrahenta zaciągane z bazy REGON są zawsze aktualne. Nie wyślesz umowy do podpisu, jeśli nie wypełnisz wszystkich pól niezbędnych do zawarcia umowy. Nie pomylą Ci się wersje umowy, ponieważ zarówno Ty, jak i wszyscy zaangażowani w umowę pracujecie na jednej wersji. Podpisywanie umów online jest pomyłkoodporne! Elektroniczne wersje dokumentów są przechowywane na bezpiecznych serwerach. Żeby usunąć, trzeba trochę się namęczyć, więc nie zrobisz tego przypadkiem. Umowa cyfrowa dużo szybciej i bezpieczniej trafia do księgowości i obiegu w przedsiębiorstwie.

Wypróbuj Pergamin za darmo i przetestuj, jak umowy online sprawdzają się w Twojej firmie!

Mit 10: Obsługa programu do zawierania umów online jest skomplikowana i wymaga szkolenia

Praca z dokumentami papierowymi jest prostsza niż z dokumentami elektronicznymi. Łatwiej coś dopisać, nie trzeba być specjalnie przeszkolonym do obsługi. Po co zawracać głowę sobie i pracownikom?

Fakt: Programy do zawierania umów online są bardzo intuicyjne i nie pozwalają popełniać błędu. Na przykładzie Pergaminu – krótkie szkolenie wystarczy, żeby nauczyć się zawierać i podpisywać umowę online. Przede wszystkim, tworząc umowę online, możesz korzystać z gotowych wzorów umów, które modyfikujesz dowolnie zgodnie ze swoimi potrzebami. Wzory umów to nic innego jak szablony przygotowane na konkretne sytuacje. Szablony zawierają wszystkie elementy, które będą zawsze się powtarzać w kolejnych dokumentach. Wystarczy dodać w nich dane stron, szczegóły dotyczące przedmiotu umowy – w ten sposób gotowy dokument dostępny jest w krótszym czasie. Program prowadzi Cię przez kolejne etapy podpisywania umowy, więc nie musisz zastanawiać się, co robić dalej. Kiedy przychodzi do popisania umowy, Twoi kontrahenci zostają powiadomieni o tym mailowo i SMS-owo. Czy można działać prościej? Całą umową zarządzasz za pomocą kilku kliknięć. 

Mit 11: Bycie paperless niczego nie zmienia w sali globalnej

Co z tego, że zaczniemy ograniczać papier w biurze? Największe światowe firmy nadal będą robić, co chcą, i wpływać negatywnie na zmianę klimatu. Nie mamy wpływu na wielkie korporacje, a to one zużywają najwięcej zasobów i powodują degradację środowiska. Nie opłaca się wprowadzać zmian, to strata czasu! Możemy się łudzić, ale po co?

Fakt: Ochrona kawałka lasu nigdy nie jest stratą czasu! Co prawda działania pojedynczych przedsiębiorstw nie naprawią szkód wyrządzanych latami przez korporacje, ale polityka proekologiczna to już konieczność. Te firmy, które jej nie wprowadzają, będą mieć trudności z pozyskaniem kapitału oraz zbytem swoich produktów. Konsumenci coraz częściej mierzą swój ślad węglowy i tego samego oczekują od dostawców. Natomiast instytucje finansujące coraz częściej odmawiają finansowania nieekologicznych przedsięwzięć. Bycie eko nie tylko przynosi korzyści dla środowiska, ale się opłaca! Mądrzy właściciele firm powinni zaakceptować koszty zmian dzisiaj na rzecz długoterminowych korzyści w przyszłości.

Sprawdź, czy umowa podpisana online jest ważna i zgodna z prawem.

Podziel się informacjami z innymi:

Share on facebook
Share on twitter
Share on linkedin