Dowiedz się, jak uzyskać podpis kwalifikowany Asseco SimplySign i podpisywać nim umowy w Pergaminie.
Wywiad z Eweliną Chudy, Kierownikiem Zespołu Zarządzania Produktami w Asseco Data Systems
Pergamin: Jak rozwinął się rynek podpisów elektronicznych, od kiedy Asseco wprowadziło swój pierwszy mobilny podpis elektroniczny SimplySign? Czy obserwujecie coraz większe zainteresowanie technologiami związanymi z podpisywaniem umów mobilnie?
Ewelina Chudy: Mobilny podpis elektroniczny SimplySign wprowadziliśmy do oferty w 2016 roku. Od tamtej pory do końca 2020 roku liczba aktywnych podpisów kwalifikowanych na rynku wzrosła dwukrotnie i trend ten jest wzrostowy. Nie da się ukryć, że duży wpływ na taki stan rzeczy miała pandemia koronawirusa. Zmusiła nas ona do zmiany sposobu myślenia o prowadzeniu biznesu oraz zmiany codziennych nawyków zawodowych. Podpis elektroniczny okazał się niezastąpionym narzędziem wspierającym. Pozwolił na odejście od papierowego obiegu dokumentów w stronę elektronicznego. Podpisanych wydruków nie trzeba pakować już w kopertę, aby tradycyjną pocztą nadać je do adresata, a później archiwizować w przepastnych magazynach. Plik wystarczy podpisać elektronicznie i przesłać mailowo lub przy użyciu wewnętrznego obiegu dokumentów. Dodatkowo dzięki zastosowaniu mobilnego kwalifikowanego podpisu elektronicznego SimplySign możemy wykonywać nasze zadania w każdym miejscu i czasie. A to wszystko z zachowaniem wszelkich standardów bezpieczeństwa. W szczytowym momencie lockdownu zainteresowanie tym narzędziem było 600 proc. wyższe niż rok wcześniej. Fakt, że przystosowaliśmy się do pracy na odległość, sprawia, że chętniej korzystamy z tego typu narzędzi.
Aby uzyskać podpis kwalifikowany, potrzebna jest szczegółowa weryfikacja tożsamości. Z czego to wynika i jaki jest jej cel?
Zgodnie z eIDAS (Rozporządzenie UE w sprawie identyfikacji elektronicznej i usług zaufania dla transakcji elektronicznych na jednolitym rynku europejskim) kwalifikowany podpis elektroniczny jest równoważny podpisowi odręcznemu. To znaczy, że wywołuje takie same skutki prawne. Jeden z czynników, który odróżnia go od innych podpisów elektronicznych dostępnych na rynku, stanowi wiarygodna identyfikacja tożsamości osoby podpisującej dokument. Wiarygodność tę uzyskujemy właśnie dzięki skrupulatnemu i rygorystycznemu procesowi weryfikacji danych osobowych wnioskującego o wydanie kwalifikowanego podpisu elektronicznego. Proces ten przeprowadza dedykowana instytucja, czyli kwalifikowany dostawca usług zaufania (centrum certyfikacji). Ich listę prowadzi w Polsce Narodowe Centrum Certyfikacji. Dzięki całemu procesowi mamy pewność, że to właściwa osoba podpisała dokument.
Co robić, kiedy ważność podpisu SimplySign się kończy?
Jak najszybciej przeprowadzić proces odnowienia podpisu 😊 Mobilny podpis elektroniczny SimplySign wydawany jest na okres 1, 2 lub 3 lat, przed upływem jego ważności należy przystąpić do procesu odnowienia. W pierwszym kroku trzeba zakupić odpowiedni produkt. Następnie za pomocą zakupionego kodu aktywacyjnego przechodzimy do procesu odnowienia. W ramach tego procesu zostanie wygenerowany elektroniczny aneks do umowy, który należy podpisać aktualnym podpisem elektronicznym. Zachowanie ciągłości podpisu elektronicznego odgrywa ważną rolę, ponieważ pozwala zminimalizować formalności i skrócić proces. Zdarzają się jednak przypadki, gdy nie ma możliwości odnowienia podpisu elektronicznego. Należą do nich między innymi sytuacje gdy:
- certyfikat wygasł,
- użytkownik zmienił nazwisko lub PESEL,
- dokument tożsamości stracił ważność.
Chcesz podpisywać umowy podpisem kwalifikowanym SimplySign w Pergaminie?
Umów się na konsultację!
Dlaczego podpis kwalifikowany jest mniej podatny na fałszerstwa? Co gwarantuje jego bezpieczeństwo?
Na bezpieczeństwo tego rozwiązania składa się kilka czynników:
- Podpis kwalifikowany, a właściwie certyfikat kwalifikowany, za pomocą którego składany jest podpis, zapisany jest na bezpiecznym urządzeniu. Ich listę definiują określone przepisy i standardy. W przypadku tradycyjnego zestawu do podpisu (z kartą i czytnikiem) takie urządzenie stanowi karta kryptograficzna. W przypadku mobilnego podpisu SimplySign jest to HSM (sprzętowy moduł bezpieczeństwa, ang. hardware security module). Dostęp do tych urządzeń za pomocą kodu PIN powinien posiadać tylko właściciel certyfikatu.
- Dodatkowo SimplySign jest chroniony przez uwierzytelnienie multifaktorowe – nasze urządzenie mobilne uwierzytelni nas za pomocą danych biometrycznych skonfigurowanych na naszym telefonie, do samej usługi zalogujemy się za pomocą jednorazowego kodu autoryzującego (token o ważności 30 sekund), następnie możemy złożyć podpis za pomocą znanego kodu PIN.
- Wydanie certyfikatu poprzedza skrupulatna weryfikacja danych osoby wnioskującej, o czym wspominałam już wyżej.
- Podpisywanie elektronicznie dokumentu zapewnia jego integralność – tzn. pewność, że nikt nie ingerował w jego treść. W trakcie weryfikacji tak podpisanego i zmienionego po podpisie dokumentu osoba weryfikująca otrzyma informacje o niepoprawnym statusie weryfikacji dokumentu. Dzięki temu podpisanie dokumentu w wersji elektronicznej jest o wiele bezpieczniejsze. W przypadku wersji papierowej trudno nam sprawdzić/udowodnić, czy ktoś nie ingerował w treść.
Czym podpis SimplySign różni się od tradycyjnego podpisu elektronicznego?
Wyróżnikiem SimplySign jest jego mobilność. Osoby, które korzystają z tradycyjnego podpisu elektronicznego, wiedzą, że aby podpisać dokument, należy podłączyć czytnik do komputera, włożyć do niego kartę kryptograficzną i dopiero wtedy działać. Oczywiście pod warunkiem, że nie zgubi się sprzętu lub nie zapomni zabrać z biura do domu lub na odwrót. To w pewnym stopniu ogranicza nasze możliwości. Smartfon zawsze mamy przy sobie, a w przypadku jego utraty możemy uzyskać dostęp do SimplySign na nowym urządzeniu. Tradycyjny zestaw z kartą i czytnikiem nie daje takich możliwości – tutaj w grę wchodzi jedynie zakup nowego sprzętu i przejście całego procesu uzyskania podpisu od początku.
SimplySign jest wyjątkowym narzędziem. To aplikacja, która daje nam przestrzeń, aby odejść od biurka i wejść w nowy wymiar prowadzenia biznesu. Zmienia nasz smartfon w mobilne biuro. A to wszystko z zapewnieniem wszelkich standardów bezpieczeństwa i zgodności z regulacjami. Podpis elektroniczny SimplySign umożliwia złożenie podpisu zarówno na urządzeniu mobilnym (smartfon lub tablet), jak i na komputerze. W przypadku tradycyjnego zestawu podpisywać dokumenty możemy jedynie na komputerze.
Jak przedsiębiorcy reagują na Wasze rozwiązanie? Na jakim etapie jest Pani zdaniem „mentalność paperless”?
Pandemia zwiększyła zainteresowanie przedsiębiorców nie tylko podpisem elektronicznym czy procesami paperless, ale również innymi rozwiązaniami technologicznymi. Niestety równolegle obnażyła niewiedzę i brak gotowości mentalnej do cyfryzacji przedsiębiorstw.
Tuż przed wybuchem pandemii, w marcu 2020 roku, opublikowaliśmy raport „Biznes w erze paperless. Czy jesteśmy na niego gotowi”. Wyniki badania wskazały jednoznacznie, że największą barierą we wdrażaniu rozwiązań cyfrowych w organizacjach był brak ekspertów oraz kompetencji, aby takie procesy zaplanować i przeprowadzić. Ta sytuacja niestety się nie zmieniła i dotyczy nie tylko firm z sektora MŚP, lecz także dużych organizacji. Niestety konsekwencją tego były i nadal są nieprzemyślane projekty cyfrowe w organizacjach. Wdrożenia przeprowadzane na szybko podczas pandemii nie uwzględniały analiz ryzyka, prawnych czy rynku, zgodności, odporności na błędy, a nawet ergonomii użytkownika. Takie wdrożenia nie miały prawa zakończyć się sukcesem i zadowoleniem ze strony ich użytkowników.
Był to główny argument przemawiający za tym, aby na wiosnę tego roku powołać do życia kampanię #BiznesBezPapieru. Chcemy i musimy edukować. Przed nami dużo do zrobienia, ale ponieważ jestem niepoprawną optymistką, wierzę, że się uda. Oczywiście pod warunkiem, że zewrzemy szyki i ramię w ramię – dostawcy technologii oraz administracja rządowa – ruszymy do działania. Należy pamiętać, że nie mówimy jedynie o dostarczeniu wiedzy przedsiębiorcom, którzy aktualnie prowadzą swoje firmy. Mowa jest również o edukowaniu dzieci, młodych ludzi. Przekazaniu im wiedzy i narzędzi pozwalających na kreowanie przyszłego biznesu. Dzięki temu to oni staną się w najbliższych latach liderami zmian technologicznych w organizacjach i przyczynią tym samym do rozwoju cyfrowej gospodarki. Na szczęście potrzeba ta została już dostrzeżona. Uczelnie powoli wprowadzają nowe, cyfrowe kierunki studiów, a rząd ogłosił Program Rozwoju Kompetencji Cyfrowych.
Jak według Pani będzie wyglądał rynek cyfryzacji w perspektywie najbliższych 5 lat? Czy digitalizacja procesów i podpis elektroniczny zagości na stałe w każdej polskiej firmie?
Pytania o przyszłość zawsze są trudne 😊 Nikt nie przewidział pandemii, która stała się bodźcem do nagłej popularności podpisu. Badania przeprowadzane na rynku wskazują chęć polskich przedsiębiorstw do cyfryzacji. Jak pokazuje raport EFL pt. „Cyfrowa rewolucja na rynku leasingu. Pod lupą”, co piąty przedsiębiorca z sektora MŚP korzysta z e-podpisu, a 64 proc. planuje wdrożenie tego rozwiązania w trakcie maksymalnie 3 lat.
Tym, o co musimy zadbać, jest edukacja, o której już wspomniałam. Nie możemy zatrzymać tej machiny rozwoju cyfrowego i nie dotyczy to jedynie podpisu elektronicznego czy paperless, ale szeroko rozumianej technologii. Gorąco wierzę, że firmy, które przez minione półtora roku zainwestowały w rozwój technologii, podtrzymają te działania. Organizacje, które tego nie zrobiły, nie będą miały wyjścia – podejmą wyzwanie, aby dogonić konkurencję i nie stracić klientów. Należy też pamiętać, że nie da się wdrożyć cyfrowych procesów i założyć, że będą pracowały dla nas kolejnych 5-10 lat bez żadnej interwencji i zmiany. Technologia wymaga, aby ją stale udoskonalać.
Ewelina Chudy – od 4 lat związana z rynkiem usług bezpieczeństwa i zaufania. Kierownik Zespołu Zarządzania Produktami w Asseco Data Systems. Zaangażowana w budowanie platformy dialogu dla przedstawicieli biznesu, administracji, środowisk prawniczych oraz organizacji wspierających e-transformację. Pełni funkcję Kierownika Biura Organizacyjnego największej w Europie konferencji o podpisie elektronicznym – Europejskie Forum Podpisu Elektronicznego i Usług Zaufania (od 2022 – Trusted Economy Forum). Jest związana ze Związkiem Cyfrowa Polska, gdzie jako Koordynator Komitetu ds. Transformacji Cyfrowej stawia na podejmowanie aktywnych działań zmierzających do zmiany mentalności społeczeństwa w kontekście transformacji cyfrowej oraz wpływu rozwoju technologii na optymalizację i bezpieczeństwo procesów biznesowych. Stawia na edukację młodych ludzi, dając im tym samym wiedzę i narzędzia pozwalające na kreowanie nowego, cyfrowego biznesu
Chciałbyś zawierać umowy online i być paperless? Pobierz nasz e-book!
