Z case study dowiesz się:
-
- jak doszło do tego, że Higma Service zdecydowała się na podpisywanie umów online,
-
- z jakimi wyzwaniami mierzyła się firma podczas wdrażania systemu do umów online,
- jakie procesy przyspieszyło zawieranie umów online w firmie.
Sprawdź też artykuł: Umowy online – jak nakłonić kontrahentów do ich zawierania? 5 wskazówek
Problem – czasochłonne zawieranie umów
Problem w skrócie:
-
- utrudnione pozyskiwanie podpisów,
-
- spowolniony obieg dokumentów w firmie,
-
- poszukiwanie bardziej ekologicznego podejścia do formalności.
Higma Service zależało na maksymalnym usprawnieniu procesu zawierania umów i skróceniu czasu, jaki pracownicy Działu Sprzedaży, Działu Obsługi Klienta oraz Działu Księgowości i Administracji poświęcali na tworzenie i podpisywanie dokumentów. Dotychczas zawieranie umów w firmie było czasochłonne – uzyskanie podpisów na 2 stronach umowy trwało do 2 tygodni. Do klienta trzeba było dojechać z umową bądź skorzystać z tradycyjnej poczty albo kuriera. Taka forma przekazywania papierowej umowy do podpisu wiązała się z wysokimi kosztami wysyłki i paliwa, a także generowała ślad węglowy i przyczyniała się do zwiększenia produkcji papieru.
Działanie w tradycyjnym obiegu dokumentów wyjątkowo angażowało pracowników w komunikację wewnętrzną, aby wszyscy zaproszeni do prac nad umową pozostawali na bieżąco z jej aktualnym statusem.
Kolejną barierę w zarządzaniu papierowymi dokumentami, niekorzystnie wpływającą na codzienną pracę, stanowiła tradycyjna archiwizacja dokumentów w segregatorach. Takie podejście do gromadzenia umów opóźniało odszukanie właściwego egzemplarza sprzed wielu miesięcy lub lat i niepotrzebnie dodawało pracy.
Podpisuj online umowy w Pergaminie. Załóż darmowe konto.
Rozwiązanie – obieg dokumentów online
Odpowiedzią na te bolączki miało być wdrożenie rozwiązania, dzięki któremu pracownicy mogliby zarządzać obiegiem dokumentów online przez cały cykl życia umowy w firmie. Ważną rolę odgrywał aspekt ekologiczny, ponieważ narzędzie miało wspierać politykę #paperless bliską wartościom firmy. Pergamin odpowiedział na potrzeby Higma Service, poszukującej narzędzia, które sprostałoby tym wszystkim wyzwaniom.
Umów się na bezpłatną konsultację i opowiedz nam o swoich potrzebach. Razem zastanowimy się, jak możemy usprawnić Twoją pracę z umowami.
Chcieliśmy, żeby podpisywanie umów stało się łatwiejsze, szybsze, tańsze oraz ekologiczne. Współpracę zaczęliśmy od testowania w jednym z działów firmy. Tam Pergamin sprawdził się doskonale, więc postanowiliśmy wprowadzić taki system szerzej. Przede wszystkim narzędzie jest bardzo intuicyjne. Doceniamy łatwość, z jaką generujemy teraz umowy, oraz szybkość przekazywania ich do Klienta. Dodatkowo potwierdzenia umowy SMS-em są bardzo wygodne. Korzyścią okazało się również to, że teraz dostęp do umowy mają pracownicy odpowiedzialni za umowy z Klientami, z każdego miejsca i o każdej porze. Wystarczy urządzenie z dostępem do internetu.
Na razie firma korzysta z Pergaminu w obszarze umów handlowych z klientami, ale nie wyklucza zastosowania tego rozwiązania przy okazji innych działań.
Wyzwanie – przeniesienie wszystkich dotychczasowych umów do jednego systemu
Wyzwanie związane z wdrożeniem Pergaminu wiązało się z decyzją firmy, aby nie tylko zacząć podpisywać nowe umowy online, lecz także przenieść wszystkie dotychczasowe umowy do Pergaminu. Wymagało to dogłębnego przygotowania, aby zapewnić Klientom jak największy komfort podczas migracji papierowych dokumentów, która ma się zakończyć w pierwszym półroczu 2022 roku. Do tego czasu cała dokumentacja zawarta w firmie będzie przechowywana w systemie, dzięki czemu możliwe stanie się sprawne odszukiwanie umów i aneksów zawartych nawet w przeszłości. Zastosowanie Pergaminu ma znacznie przyspieszyć cały proces sprzedaży i usprawnić komunikację w zespołach. Od teraz każda strona umowa może łatwo sprawdzić, na jakim etapie znajduje się podpisywana umowa.
Sądzimy, że Klienci docenią nasze starania, aby maksymalnie ułatwić proces oraz skrócić czas podpisywania umów. Ważny jest dla nas również aspekt ekologiczny – za każde sto umów podpisanych online posadzimy jedno drzewo, liczymy więc, że nasi Klienci chętnie dołączą do tego działania – dodaje Paweł Jaeschke.
Podsumowanie
Branża czystości i higieny powoli otwiera się na stosowanie rozwiązań do automatyzacji, chociażby w obszarze e-learningowych szkoleń dla pracowników czy wystawiania elektronicznych dowodów sprzedaży, ale – jak zauważają przedstawiciele Higma Service – wciąż jest wiele obszarów do zagospodarowania, takich jak umowy handlowe czy procesy sprzedażowe. Wiele zależy od otwartości na cyfrowe technologie i świadomości zarówno klientów, jak i sprzedawców.
Higma Service postanowiła już teraz świecić przykładem jako firma otwarta na nowoczesne rozwiązania sprzyjające komfortowi klientów i ograniczające zużycie papieru. Firma podjęła wyzwanie i zdecydowała się nie tylko zacząć podpisywać umowy online, ale i zarchiwizować online wszystkie dotychczasowe dokumenty, aby zachować spójny ekosystem dokumentowy na jednej platformie online’owej.
Uważamy, że zgodnie z naszą misją, wizją i wartością nowoczesność i kompleksowość w branży czystości i higieny pozwala zapewnić satysfakcję i zadowolenie partnerów biznesowych. Dzięki takim narzędziom jak Pergamin będziemy mogli szybciej i sprawniej działać, co w przypadku wielu Klientów jest bardzo ważne – podsumowuje Szef Działu Marketingu Higma Service.
