Czym jest forma dokumentowa i dlaczego umożliwia podpisywanie dokumentów online?

Forma dokumentowa – co należy o niej wiedzieć, w czym pomaga przedsiębiorcom?

Spis treści

Forma dokumentowa czynności prawnych otwiera przed przedsiębiorcami zupełnie nowe możliwości w zakresie automatyzacji procesów w firmie. Pozwala zapomnieć o stercie papierowych dokumentów, nad którą trudno zapanować. Co to jest forma dokumentowa i czy podpisywanie umów online jest zgodne z prawem? Przekonaj się, co możesz zyskać, gdy zdecydujesz się na internetowe rozwiązania do tworzenia umów online, takie jak Kreator umów Pergaminu.

Z artykułu dowiesz się:

  • czy jest forma dokumentowa i jakie są jej podstawy prawne;
  • dlaczego podpisywanie umów online jest bezpieczne dla przedsiębiorcy;
  • co mogą zyskać firmy na zawieraniu umów w formie dokumentowej.

Poznaj też przykłady umów, które możesz zawrzeć dzięki formie dokumentowej.

Co to jest forma dokumentowa?

Forma dokumentowa to (obok formy pisemnej i elektronicznej) jedna z form czynności prawnych. Dokument w formie dokumentowej może zostać utworzony zarówno jako plik tekstowy, PDF, jak i np. arkusz kalkulacyjny. Co istotne, jest on równoważny umowie tradycyjnej.

Umowę w formie dokumentowej możesz podpisać np. przez wiadomość SMS. Dzięki temu znacznie skraca się czas potrzebny do jej zawarcia. W przypadku kontraktu w formie pisemnej cały proces może trwać nawet kilka dni – taki dokument musi zostać podpisany własnoręcznie przez wszystkie strony umowy. Forma dokumentowa wykorzystuje podpis elektroniczny. Podpisanie przygotowanej umowy zajmie wszystkim stronom nie więcej niż kilka minut.

Forma dokumentowa umożliwia także archiwizację dokumentów online. Wszystkie podpisane umowy będą przechowywane w segregatorze online. Pozwoli to na automatyzację procesów biznesowych. Co więcej, podpisywanie umów na odległość to czynność całkowicie zgodna z prawem. Jak to możliwe?

Dlaczego podpisywanie umów online jest zgodne z prawem?

Forma dokumentowa funkcjonuje w polskim systemie prawnym od 2016 roku. Ustawodawca wprowadził taką formę czynności prawnych poprzez nowelizację kodeksu cywilnego. Kwestię formy dokumentowej reguluje m.in. art. 77(2) Kodeksu cywilnego, który stwierdza, że aby zachować dokumentową czynność prawną, wystarczy złożyć oświadczenie woli w postaci dokumentu. Zgodnie z przepisami dokument nie musi już mieć postaci papierowej. Ustawodawca wskazuje jednak, że rodzaj nośnika powinien pozwalać na zapis informacji i ich późniejsze odtworzenie.

Ważne jest również, aby czynność ta została wykonana w sposób umożliwiający identyfikację osoby składającej takie oświadczenie. Identyfikacja stron zawierających umowę może być przeprowadzona m.in. przez weryfikację adresu e-mail, numeru telefonu czy adresu IP komputera.

Warto zwrócić także uwagę na prawodawstwo Unii Europejskiej. Szczególne znaczenie ma eIDAS, czyli rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 910/2014 z dnia 23 lipca 2014 r. w sprawie identyfikacji elektronicznej i usług zaufania w odniesieniu do transakcji elektronicznych na rynku wewnętrznym oraz uchylające dyrektywę 1999/93/WE. Zgodnie z tym dokumentem podpisy elektroniczne zyskują taką samą moc we wszystkich krajach Unii Europejskiej.

Dowiedz się więcej o tym, w jaki sposób można zweryfikować, kto podpisał Twój dokument online.

Podsumowanie: dlaczego warto przejść na internetowe podpisywanie umów?

Korzystając z formy dokumentowej, zrewolucjonizujesz dotychczasowy sposób zawierania umów z klientami i kontrahentami. Dzięki platformie Pergamin zawarcie umowy przez internet zajmie Ci zaledwie kilka chwil i przyczyni się do znacznego usprawnienia czynności prawnych.

  • Nie musisz martwić się o dodatkowe oprogramowanie.
  • E-podpis wygenerujesz przez SMS.
  • Zaoszczędzisz czas i pieniądze.
  • Przyczynisz się do ochrony środowiska naturalnego. W Pergaminie za 100 umów podpisanych online sadzimy jedno drzewo w ramach akcji #paperlas.

Chcesz podpisywać e-umowy przez internet? Umów się na bezpłatną konsultację, przedstawimy Ci szczegóły naszego rozwiązania.

Podziel się informacjami z innymi: