Przygotowanie nowej umowy w Pergaminie to kwestia kilku kliknięć.
Problem – papierowy proces tworzenia umów
Co miesiąc Going. podpisuje od kilkudziesięciu do stu umów ze współpracownikami. Każda z nich zawiera dodatkowo 6 załączników. Przed rozpoczęciem korzystania z Pergaminu, Going. pracował na dokumentach papierowych. Sam proces podpisu nie różnił się szczególnie od standardowej ścieżki. Szablony dokumentów przygotowywane były w MS Word, następnie drukowane, ręcznie wypełniane i kontrolowane pod względem poprawności danych – przez zarząd i współpracownika. Papierowe dokumenty trzeba było zbierać i przechowywać. Cały proces potrafił trwać nawet kilka tygodni. Jego kontrolowanie, od momentu stworzenia do złożenia przez wszystkich podpisu, było zadaniem office managera.
Jakie dotąd były skutki tego procesu?
-
- Rozciągnięty w czasie proces przygotowania umowy i podpisu.
-
- Setki kartek papieru do przeprocesowania.
- Duże obciążenie HR managera.
Rozwiązanie – Pergamin jako platforma do optymalizacji procesu
Pergamin został zbudowany w oparciu o zasady Material Design, który sprawia, że obsługa systemu jest bardzo zbliżona do aplikacji firmy Google. Dzięki temu pierwsze użycie platformy przez nowego użytkownika jest stosunkowo proste. Anna Wójcik, która czuwa nad umowami w Going., zauważa, że pracownicy bardzo szybko nauczyli się korzystania z systemu i w tym zakresie nie odczuli zmiany w stosunku do pracy z dokumentami papierowymi. Zespół Pergaminu służył pomocą w trakcie tworzenia indywidualnych szablonów umów online (wzorów do późniejszej elastycznej edycji) i dalszego dostosowywania ich do zmieniających się potrzeb Klienta.
Warto zauważyć, że Going. korzystał z Pergaminu jeszcze w czasach, w których system różnił się wyglądem i działaniem od obecnego stanu. Między innymi dzięki pomocy Going. udało nam się doprowadzić platformę do aktualnej wersji i rozwinąć funkcjonalności, które zaspokajają nie tylko ich potrzeby, ale także ułatwiają codzienną pracę z dokumentami innym naszym Klientom.
Główne zalety wdrożenia Pergaminu
-
- Oszczędność czasu,
-
- Centralizacja procesu i kontrola,
-
- Porządek i elastyczność.
Podsumowanie
Jak wspomina Natalia Dziedzianowicz, Office Manager w Going., która jest odpowiedzialna za pracę z dokumentami w spółce:
Kiedyś dokumenty oznaczały dla nas mnóstwo, mnóstwo papieru i powtarzalnej, mozolnej pracy, jednak Pergamin całkowicie ją odmienił. Działamy na modułowych szablonach, w których łatwo wybieramy potrzebne paragrafy. Nasi współpracownicy są dodani do bazy kontrahentów w Pergaminie, więc nie musimy ręcznie przepisywać ich danych do każdej kolejnej umowy. Wystarczy uzupełnić kilka danych i dokument jest gotowy do wysyłki i podpisu, który załatwia cały proces w kwadrans. Nasze dokumenty znajdują się teraz w jednym miejscu i są uporządkowane. Oszczędzamy czas i papier, a ponadto mamy kontrolę nad naszymi umowami.
