Czym jest kreator szablonów w Pergaminie?
Najprościej ujmując, Kreator szablonów to narzędzie, które pozwala stworzyć inteligentny szablon umowy. Umieściliśmy w nim również gotowe wzory umów online. Możesz wybrać spośród szablonów umowy o pracę, umowy zlecenia czy umowy o dzieło. A co w przypadku, kiedy nie znajdziesz wzoru umowy spełniającego Twoje oczekiwania? Stworzysz go samodzielnie. Praca w generatorze szablonów kojarzy się z układaniem prostych konstrukcji z klocków LEGO.
Stwórz własną umowę online
Aby rozpocząć pracę z umowami w Kreatorze szablonów, każdy nowy dokument musi zostać nazwany. Potrzebna będzie również nazwa kontrahenta, z którym planujemy dojść do porozumienia. Ułatwi to w przyszłości znalezienie odpowiedniego dokumentu w archiwum umów, czyli w e-segregatorze Pergaminu.
Następny krok polega na uzupełnieniu pól zmiennych. Chodzi o dodanie zapisów, którymi umowy będą różnić się między sobą. W naszym systemie znajdziesz kilka typów zmiennych. Do najprostszych z nich zalicza się zmienna tekstowa i zmienna kalendarzowa. Niektóre z nich da się oznaczyć jako obowiązkowe. Wówczas system nie pozwoli na zapisanie umowy, jeśli wszystkie pola nie zostaną odpowiednio wypełnione.
Zobacz na nagraniu, jak stworzyć swoją umowę w Kreatorze szablonów.
Zmienne na szablonie umowy
Tworząc nowy dokument online w Kreatorze szablonów, zobaczysz również zmienne typu prawda/fałsz. Pozwalają one na szybko odnaleźć zapisy, które mają znaleźć się w dokumencie. Zmienne połączone są z autonumeracją, co eliminuje potrzebę dodatkowego sprawdzania, czy elementy umowy zostały odpowiednio ponumerowane. Dodatkowo wszystkie zapisy, których nie wybierzesz, nie znajdą się na finalnym dokumencie.
Wśród pozostałych zmiennych znajduje się również zmienna pieniężna oraz zmienna zakładkowa. Pozwalają one określić różne wersje danego bloku tekstu i łatwe przełączanie się między nimi w zależności od potrzeb.
W szablonach umów możesz dodawać zmienne i warunki na potrzeby konkretnych sytuacji. Przykładowo: zamiast tworzyć dwa wzory dokumentu – z zapisami dotyczącymi zakazu konkurencji i drugi bez nich – przygotujemy tylko jeden. Efektem będzie umowa, w której mamy możliwość włączania lub wyłączania danej sekcji i dopasowania jej do aktualnych potrzeb.
Koniecznym krokiem przed wysłaniem umowy do drugiej strony jest jej zapisanie. Aby tego dokonać, wystarczy kliknąć zielony przycisk z dyskietką. Znajdziesz go w dolnym rogu panelu umowy. Jeśli stworzenie nowych wzorów umów w generatorze szablonów okaże się zbyt skomplikowane lub po prostu wolisz, by zrobił to za Ciebie ktoś inny, możesz skorzystać z pomocy naszego specjalisty. Napisz do nas na [email protected], aby porozmawiać o wdrożeniach konkretnych szablonów umów dla Twojej firmy.
Dane pracowników i kontrahentów
Kiedy uzupełnianiasz informacje o pracownikach i kontrahentach, wszystkie dane są automatyczne zapisywane do jednej bazy. Dzięki temu podczas wypełniania każdego kolejnego dokumentu nie potrzebujesz ponownie wpisywać danych każdej ze stron zawierającej umowę online.
Aby jeszcze bardziej ułatwić pracę, nasz system zintegrowany jest z bazą REGON. Oznacza to, że tworząc umowę, po wpisaniu NIP-u swojego kontrahenta i kliknięciu znaku z „lupką”, dane zaciągną się do tworzonej umowy online oraz do bazy.
Wgranie pliku PDF do systemu
Co w przypadku, kiedy Twoja umowa została już wcześniej przygotowana i zapisana, jest w formacie PDF? Możesz wgrać gotowy plik do systemu. Aby to zrobić, po zalogowaniu na swoje konto w Pergaminie po lewej stronie zobaczysz przycisk „Nowy dokument”. Po kliknięciu w niego na kolejnej podstronie pojawi się duży button „Dodaj dokument z PDF”. Teraz wystarczy, że wpiszesz nazwę dokumentu oraz kontrahenta i wybierzesz, którym rodzajem podpisu chcesz zawrzeć swoją umowę online — podpisem SMS lub podpisem kwalifikowanym.
Bezpieczeństwo danych wpisywanych do szablonów umów
Zastanawiasz się, czy dane i postanowienia, które wprowadzasz do swojej umowy online, są widoczne dla kogoś z zewnątrz? Bez obaw! Nie ma możliwości, by informacje pozostawione w naszym systemie były ujawnione osobom trzecim. Przechowywanie i udostępnianie dokumentów elektronicznych w Pergaminie jest regulowane przez ścisłe zasady kontroli i bezpieczeństwa.
Poznaj najpopularniejsze mity na temat zawierania umów przez internet.
