Jak być paperless?

Najpopularniejsze mity o paperless i elektronicznych dokumentach cz. 1

Spis treści

Dlaczego wciąż tak duży odsetek firm nie jest paperless? Pomimo pandemii, która nauczyła Polaków załatwiania wielu spraw online, nadal w społeczeństwie panuje przekonanie, że w kontakcie z urzędami, przy podpisywaniu umów o pracę i w innych sytuacjach wymagających zawierania umów obowiązuje osobiste złożenie podpisanych ręcznie dokumentów. Jakie mity powstrzymują przedsiębiorców przed stosowaniem cyfrowych technologii? Rozprawiamy się z nimi w artykule – zapraszamy do przeczytania pierwszej części najpopularniejszych mitów o #paperless.

Z artykułu dowiesz się:

  • jakie obawy powstrzymują Polaków przed zawieraniem umów online,
  • jakie błędne przekonania na temat cyfrowych technologii mają przedsiębiorcy,
  • dlaczego firmy, które chcą być paperless, zyskują dużo, a w przyszłości będą zyskiwać jeszcze więcej,
  • dlaczego podpisywanie umów online jest całkowicie bezpieczne,
  • dlaczego umowę zawartą online uzna każdy sąd.

Sprawdź, czy umowa podpisana online jest ważna i zgodna z prawem!

Przyjrzeliśmy się bliżej najpopularniejszym uprzedzeniom wobec pracy na dokumentach online. Ich źródłem są nasze codzienne rozmowy z klientami oraz raport „Paperless #2021” Fundacji Digital Poland. Poniżej dementujemy mity na temat cyfrowej dokumentacji i ekologicznego przedsiębiorstwa.

Tutaj znajdziesz drugą część zestawienia.

Mit 1: Moi klienci nie wiedzą, czym jest podpis online

Ponieważ kontrahenci nie mieli do czynienia z tematem weryfikacji tożsamości i podpisu elektronicznego, nie będą chcieli zawierać umów online. Nie wiem, jak wyjaśnić im, że dokumenty cyfrowe bez pieczątki i podpisu na papierze są legalne. 

Fakt: Nie doceniasz swoich klientów! Zdajesz sobie sprawę, że 77% zapytanych przedsiębiorców wie, czym jest podpis elektroniczny, a co drugi z niego korzystał? Zdecydowana większość uważa to rozwiązanie za korzystne. 65% potrafi powiedzieć, czym jest cyfrowy obieg dokumentów, a ponad połowa wie, czym jest zdalna weryfikacja tożsamości. To całkiem niezły wynik! Wystarczy, że odpowiednio opowiesz o zaletach rozwiązania i będziesz edukować swoich klientów.

Mit 2: Przejście na paperless = wysokie koszty

Na bycie paperless stać tylko największe firmy. Taki proces wymaga wielu zmian, wdrożenia oprogramowania i jest czasochłonny. 

Fakt: W przypadku takiego przekonania dobrze zapytać samego siebie, czy Twoją firmę stać na to, żeby nie być paperless. Prowadzenie administracji z wykorzystaniem papieru kosztuje nawet 20 000 rocznie. W tym czasie zużywasz 6000 kartek papieru i 1200 foliowych koszulek. Dodaj do tego koszt wysyłki kurierami i pocztą  –  nawet do 18 000 zł. Tymczasem rezygnacja z papieru jest prosta i nie tak kosztowna, jak może się wydawać. W programach do zawierania umów online wybierasz dogodny dla Ciebie pakiet – na przykład w Pergaminie płacisz za liczbę umów podpisanych miesięcznie. To długotrwała inwestycja!

Mit 3: Sądy i urzędy nie uznają dokumentów bez pieczątek i podpisanych online

W urzędach i innych instytucjach trzeba pojawiać się wyłącznie z dokumentem podpisanym długopisem, na którym widać pieczątkę i odręczny podpis. W innym przypadku żaden sąd nie uzna dokumentu, a na pewno nie takiego, który jest podpisany SMS-em.

Fakt: Nie jesteś osamotniony w tej opinii. Aż 43% zapytanych przedsiębiorcow uważa, że w korespondencji z urzędami i administracją wymagana jest pieczątka firmy pod rygorem nieważności pisma. Tymczasem wykorzystywanie przez przedsiębiorców podpisu online jest całkowicie legalne. Kwestie cyfrowego procesu podpisywania umów online są regulowane przez Kodeks cywilny w Polsce i rozporządzenie eIDAS w przestrzeni europejskiej. Nie ma więc ryzyka, że sąd nie uzna autentyczności umowy podpisywanej online, ponieważ taki dokument jest legalny, a przepisy dotyczące formy dokumentowej i formy elektronicznej nie pozostawiają pola do innych interpretacji. Każdy dokument podpisany online dostaje swój certyfikat, który pokazuje kto i kiedy podpisał dokument. Taki certyfikat gwarantuje integralność umowy, czyli to, że nikt nie wprowadzał zmian po podpisaniu dokumentu. Można go określić jako prezentację danych dotyczących czasu złożenia podpisu i wykorzystanych metod uwierzytelnienia. Pozostałe dane, które zawiera, to między innymi:

  • imię i nazwisko osoby podpisującej,
  • tytuł dokumentu,
  • numer identyfikacyjny,
  • adres e-mail,
  • nazwa i wersja przeglądarki internetowej,
  • data i godzina podpisu.

Co jeszcze? W przypadku sporów w sądzie dużo łatwiej jest ocenić autentyczność podpisu elektronicznego niż odręcznego – biegły techniczny zrobi to szybciej niż grafolog.

Umów się na bezpłatną konsultację – razem zastanowimy się,
jak możemy usprawnić Twoją pracę z umowami.

Mit 4: Umowy zawarte i przechowywane online nie są odpowiednio zabezpieczone

Skąd mam wiedzieć, że niepowołana osoba nie wykradnie poufnych danych moich i klientów, zawartych w umowach? Dokumenty elektroniczne łatwiej przekazać komuś niechcianemu. Wystarczy dowolną liczbę razy skopiować dokument elektroniczny i wysłać kopię. A taki dokument papierowy często jest w jednym egzemplarzu, więc trudniej go podrobić i przekazać dalej.

Fakt: Bez obaw – programy, które pozwalają zawierać umowy online, są odpowiednio zabezpieczane. Cyfrowe technologie dają większe bezpieczeństwo niż dokumenty papierowe. Tym, aby niepowołane osoby nie miały dostępu do ważnych dla nas plików, zajmują się eksperci odpowiedzialni za zaawansowane technologie. Nagły wyciek danych czy też zniszczenie wszystkich dokumentów jest praktycznie niemożliwe. Dokumenty elektroniczne są przechowywane i udostępniane według przyjętych zasad bezpieczeństwa, zgodnie z którymi przyznajemy dostęp do dokumentu wybranym osobom oraz klarownie definiujemy formy dzielenia się dokumentem. Wszystkie praktyki związane z dokumentami elektronicznymi podlegają ścisłej kontroli, co uniemożliwia nieuprawniony dostęp do nich.

Podpisywanie umów online znacznie ułatwia także kwestię weryfikacji tego, czy podpis złożyła właściwa osoba. To możliwe dzięki weryfikacji tożsamości na kilka sposobów: przez adres e-mail, numer telefonu i kod SMS, na podstawie adresu IP oraz danych z komputera, a wreszcie na podstawie certyfikatu online lub podpisu kwalifikowanego.

Mit 5: Po co programy do automatyzacji, skoro mamy Worda i pocztę mailową?

Przecież wystarczy tworzyć i edytować umowy w Wordzie i wysyłać je mailem, żeby mieć elektroniczny obieg dokumentów w firmie! Po co komplikować sprawę.

Fakt: Elektroniczny obieg dokumentów to bardziej złożony proces. Taki system pozwala firmom łatwo wymieniać i przechowywać dokumenty biznesowe, edytować je i archiwizować. Zainteresowane strony mają zapewniony do nich łatwy i szybki dostęp w każdej chwili i z dowolnego miejsca. Elektroniczny obieg dokumentów przyczynia się do zmniejszenia kosztów w firmie, np. ogranicza częstotliwość korzystania z usług pocztowych, zmniejsza zużycie prądu i papieru. Pozwala zajmować się dokumentem od jego stworzenia do podpisania w jednym programie, który dodatkowo oferuje możliwość korzystania z gotowych wzorów umów, podpisywania umowy w wyznaczonej kolejności i wysyła powiadomienia o statusie dokumentów – w skrócie optymalizuje wszystkie działania związane z biurowymi formalnościami.

Wypróbuj Pergamin za darmo!

Mit 6: Nie wiem, kto podpisuje umowę i czy ktoś się nie podszywa pod kontrahenta

Kiedy wysyłam do kogoś umowę online, nie mam pojęcia, kto ją podpisuje, ponieważ nie widzę ani tej osoby, ani jej podpisu. Po drugiej stronie przy komputerze może siedzieć każdy.

Fakt: To błędne myślenie. Cyfrowe dokumenty i podpisywanie dokumentów online odznaczają się wyższym poziomem bezpieczeństwa niż dokumenty podpisywane odręcznie. Można to łatwo zweryfikować dzięki e-pieczęci przypisywanej do każdego podpisanego dokumentu. Takie oznaczenie dokumentu zawiera dane poświadczające autentyczność i tożsamość osoby podpisującej dokument. 

Kiedy dochodzi do zawierania umowy, mamy do czynienia z określaniem i potwierdzaniem tożsamości. Podstawową formą weryfikacji tożsamości jest adres e-mail. Drugim sposobem weryfikacji – wykorzystanie numeru telefonu (przecież numeru telefonu nie pożycza się ani nie wynajmuje). Warto przypomnieć, że podczas aktywacji karty SIM nabywca musi obowiązkowo podać swoje dane osobowe i potwierdzić je dowodem tożsamości. Dodatkową formę sprawdzenia autentyczności podpisu stanowi pobieranie przez platformę adresu IP kontrahenta, danych jego przeglądarki, nazwy i wersji systemu operacyjnego.

Wniosek? Tożsamość osoby podpisującej dokument elektroniczny łatwiej potwierdzić niż autentyczność podpisu składanego na papierowym dokumencie. 

Czytaj drugą część artykułu, w której rozprawiamy się z kolejnymi mitami!

Podziel się informacjami z innymi: