W ramach porządków wiosennych otwieramy okna (w przeglądarce) i wprowadzamy powiew świeżego powietrza do Pergaminu. Kwietniowa aktualizacja wprowadza usprawnienia systemowe, takie jak notyfikacje mailowe, nowa postać dla komunikatów w aplikacji, nowy widok pakietu dokumentów. Poznaj szczegóły ulepszeń i korzystaj z Pergaminu jeszcze łatwiej i przyjemniej!
Najnowsze zmiany w systemie Pergamin
- Notyfikacje mailowe, które od dotychczasowych będą różnić się wyglądem, treścią, tematem, a także oznaczeniem nadawcy. Twoi kontrahenci nie będą mieli wątpliwości, że otrzymali od Ciebie zaproszenie do podpisu.
- Dzwoneczek powiadomień: nowa postać dla komunikatów ukrytych pod symbolem dzwoneczka – poprawiamy czytelność informacji wysyłanych użytkownikom wewnątrz aplikacji, dodajemy możliwość oznaczania powiadomień jako przeczytane.
- Widok Pakietu dokumentów: dokumenty dostarczone w ramach danej wysyłki masowej (z pliku CSV lub PDF) zostaną uporządkowane w oddzielnej zakładce, dzięki czemu z łatwością odnajdziesz paczkę do zbiorczej akceptacji lub podpisu.
Brzmi ciekawie? Serdecznie zachęcamy do zapoznania się z najważniejszymi szczegółami nadchodzącej aktualizacji poniżej!
Odświeżone powiadomienia mailowe
Przeprowadziliśmy kompleksową inwentaryzację wiadomości wysyłanych z systemu informujących naszych użytkowników m.in. o nowych czynnościach na dokumencie, o zaproszeniach do dokumentu i zespołu, o zmianach w dostępie czy modyfikacjach w ustawieniach konta.
Wiadomości mailowe z Pergaminu nie tylko otrzymają nowy, przejrzysty wygląd i wsad – wprowadzamy również zmiany w oznaczeniu nadawcy w zależności od kontekstu maila.
Co to oznacza?
📨 Jan Kowalski via Pergamin – użytkownik Jan Kowalski zaprasza Cię do podpisania dokumentu Umowa zlecenie w systemie Pergamin
W przypadku podjęcia działań takich jak zaproszenia do podpisu czy zaproszenia do organizacji nadawcą będzie osoba przeprowadzająca daną czynność (autor, manager, administrator), np.: „[Imię] [Nazwisko] via Pergamin”. Natomiast dla maili czysto systemowych (np. zmiany dotyczące konta użytkownika, rejestracja, zmiana hasła) nadawcą w dalszym ciągu będzie Pergamin.
W naszych mailach systemowych zamieściliśmy również podpowiedzi i odniesienia do naszej Bazy wiedzy, aby ułatwić Twoim kontrahentom wejście do systemu.
Dodatkowo wiadomości z systemu będą nawiązywać do panelu powiadomień wewnątrz aplikacji. Oznacza to, że po kliknięciu w link do dokumentu w ramach wiadomości mailowej notyfikacja (w dotychczasowym dzwoneczku) zostaje oznaczona jako przeczytana. Szczegóły zmian w panelu powiadomień opisujemy poniżej!
Zapisywanie języka aplikacji
Twoi kontrahenci posługują się językiem angielskim? Od teraz, jeżeli Twój kontrahent jest zarejestrowanym użytkownikiem w Pergaminie i korzysta z anglojęzycznej wersji językowej systemu, otrzyma zaproszenie wyłącznie po angielsku.
A jeśli kontrahent nie posiada zarejestrowanego konta lub po raz pierwszy będzie korzystał z Pergaminu? Bez obaw! Jeżeli Twoi kontrahenci nie posiadają zarejestrowanego konta w naszym systemie, zaproszenia mimo wszystko będą wysłane po angielsku każdorazowo, gdy autor uzupełniający i przygotowujący dany dokument do wysyłki działa w anglojęzycznym trybie systemu.
Interaktywny panel notyfikacji wewnątrz aplikacji
Rozbudowaliśmy nasz panel notyfikacji, który ukrywa się pod ikoną dzwoneczka w prawym górnym rogu aplikacji: komunikaty systemowe zyskują nową treść i wygląd, a tym samym ułatwią naszym użytkownikom monitorowanie komunikatów bezpośrednio w Pergaminie. Dążymy do ułatwienia naszym użytkownikom śledzenia powiadomień dotyczących ich procesów poza kanałem wiadomości mailowych.
W jaki sposób możesz teraz korzystać z notyfikacji?
Przykładowo:
- Przyjęcie zaproszenia do kolejki podpisu w danym dokumencie;
- Przyjęcie zaproszenia do organizacji/zespołów – po kliknięciu w powiadomienie pojawi się możliwość zaakceptowania zaproszenia (Twój aktywny zespół zostanie przełączony), zaakceptowania zaproszenia bez przełączania Twojego aktywnego zespołu bądź odrzucenia zaproszenia;
- Zaproszenia do dokumentów dla Podpisujących spoza Twojego zespołu – po kliknięciu w powiadomienie osoba podpisującego spoza Twojego zespołu będzie mogła zaakceptować zaproszenie i jednocześnie przypisać dokument do wybranego zespołu lub całkowicie odrzucić zaproszenie.
- Informacja o nowej wersji dokumentu
- Informacja o zmianie w dostępie do dokumentu
- Informacja o usunięciu uczestnika z kolejki podpisu lub z zespołu
W aplikacji pojawi się również usprawnienie w postaci zbiorczego oznaczenia powiadomień jako przeczytane.
Obsługa pakietu dokumentów z wysyłki masowej – zbiorcza obsługa w jednej karcie
Nowa zakładka „Pakiet dokumentów” pozwoli sprawnie obsłużyć i masowo podpisać dokumenty otrzymane w ramach masowej wysyłki. Opcja ta dotyczy przypadków masowej dystrybucji pliku PDF lub masowego tworzenia dokumentów z szablonu na bazie pliku CSV. Pakiety dokumentów zbierają je w jednym miejscu – dzięki temu nasi użytkownicy uczestniczący w podpisie masowo wygenerowanych dokumentów mogą łatwiej nawigować po konkretnych paczkach, a co za tym idzie, dokumentach, które się w nich znajdują.
Co to oznacza?
- Przykładowo: Twój współpracownik masowo tworzy i wysyła dokumenty w Pergaminie na bazie listy kontrahentów (plik PDF lub szablon z CSV).
- Twój adres e-mail został dodany do podpisu w ramach danej wysyłki masowej lub jesteś osobą każdorazowo Akceptującą lub Podpisującą w Domyślnej kolejce podpisu dla zespołu.
- Otrzymasz powiadomienie e-mail o zaproszeniu do pakietu dokumentów.
- W zakładce „Moje dokumenty” pojawi się zakładka o nazwie „Pakiet dokumentów”, która pozwoli Ci w szybki sposób przejść do listy wszystkich dokumentów utworzonych w ramach masowej wysyłki oraz dostępnych do Twojego podpisu (akceptacji).
- Skorzystaj z akcji masowej – zbiorczo podpisz (akceptuj) uporządkowaną paczkę dokumentów w Twoim repozytorium.
Modyfikacje w obsłudze masowej wysyłki z pliku CSV lub masowej dystrybucji PDF
Wprowadzamy zmiany związane z obsługą masowego tworzenia i wysyłania dokumentów utworzonych na bazie pliku CSV lub masowej dystrybucji plików PDF.
W przypadku dokumentów, które powstają z PDF i są wysyłane do grupy dystrybucyjnej, a także tych, które powstają z wykorzystaniem CSV, wykorzystywana będzie asynchroniczność. Procesy te będą przebiegały płynniej, a wprowadzone usprawnienia dodatkowo rozwiążą możliwy problem z pustymi stronami w PDF, gdy umowa powstająca z CSV zawiera załączniki szablonowe.
W plikach CSV dla dokumentów tworzonych masowo z szablonu obowiązywać będą nowe limity. Jeśli użytkownik nie będzie dodawał załączników zewnętrznych (np. PDF), może stworzyć maksymalnie 50 umów jednocześnie; jeśli będzie wykorzystywał załączniki zewnętrzne, to może stworzyć maksymalnie 25 umów jednocześnie. Limit ten będzie się jednak zmniejszać w zależności od tego, jak duże będą załączniki zewnętrzne.
Poprawki w sposobie wyświetlania tzw. szablonów ofertowych
W przypadku udostępniania dokumentów kontrahentowi w postaci szablonu ofertowego (jako link bądź poprzez osadzenie na stronie internetowej), okno wyświetlania ofert będzie szersze. Ułatwi to obsługę rozbudowanych formularzy osobowych czy dokumentów zawierających liczne tabele.
Użytkownicy, którzy zamieszczają formularze ofertowe na swoich swoich stronach internetowych (np. w postaci kodu iFrame), będą mogli ustawiać parametry szerokości i wysokości, aby dopasować wielkość okna do swoich potrzeb i wyglądu witryny.
Chcesz podzielić się sugestiami na ulepszenie Pergaminu? Masz jakieś pytania, wątpliwości lub po prostu chcesz wiedzieć więcej? Skontaktuj się z nami, jesteśmy do Twojej dyspozycji: [email protected]
