HR-y dużo zyskują dzięki zastosowaniu rozwiązań do automatyzacji procesów. Wykorzystanie ich oznacza wyjście naprzeciw oczekiwaniom kandydatów, którzy coraz bardziej cenią zdalny tryb pracy i sprawny przebieg aplikowania, zatrudnienia oraz wdrożenia w obowiązki. W przypadku onboardingu szczególnie ważne jest czuwanie nad każdym momentem styku z kandydatem.
Pracodawca dbający o wysoką jakość candidate experience, w tym wygodne przekazywanie dokumentów online, buduje pozytywnie swoją markę w oczach przyszłego pracownika. Nawet takie działanie jak bezproblemowe i przeprowadzone w 100% online podpisanie umowy może umocnić wizerunek marki jako nowoczesnej i działającej z duchem czasu.
Umowa o pracę dotychczas – co powinieneś wiedzieć
Do tej pory podpisywanie umów na odległość budziło obawy HR-ów, zwłaszcza jeśli chodzi o nawiązywanie formy zatrudnienia, jaką jest umowa o pracę. Zgodnie z przepisami kodeksu pracy umowa o pracę powinna być zawarta na piśmie, a jeśli nie zostanie zawarta na piśmie, pracodawca powinien potwierdzić jej warunki w formie pisemnej. Dotychczas zdarzało się, że PIP karał za brak pisemnego potwierdzenia warunków. Czyli jeśli pracownik podpisał umowę SMS-em, na pracodawcę mogła zostać nałożona kara.
Tak było kiedyś.
A jak obecnie interpretowane jest prawo, jeśli chodzi o zawieranie umów elektronicznie? Zgodnie z kodeksem cywilnym forma elektroniczna czynności prawnych (czyli podpis kwalifikowany) jest równoważna z formą pisemną. A więc jeśli pracodawca podpisze umowę podpisem kwalifikowanym, wymóg kodeksu pracy zostaje zachowany, ponieważ po stronie pracodawcy leży obowiązek potwierdzenia warunków umowy na piśmie. Pracownik może na tym samym dokumencie złożyć zwykły podpis elektroniczny np. w formie SMS-a.
Takie stanowisko i nowa interpretacja prawa została jasno wyłożona podczas konferencji PIP-u w dniu 16 listopada 2021 roku, podczas której wyłożono nową interpretację przepisów prawa. Zgodnie z nią pracodawcy są w 100% bezpieczni, jeśli zdecydują się podpisać z pracownikiem umowę o pracę podpisem kwalifikowanym, a pracownikowi udostępnią opcję złożenia zwykłego podpisu elektronicznego (czyli w formie dokumentowej). Stanowisko zostało potwierdzone podczas konferencji 4 marca 2022 „Zawieranie umów o pracę – stan obecny i wyzwania przyszłości”.
Podpisywanie umów na odległość podpisem hybrydowym
W odpowiedzi na potrzeby rynku wprowadziliśmy rozwiązanie – podpis hybrydowy. Jest on dopasowany do nowej interpretacji przepisów prawa pracy. Podpis hybrydowy umożliwia złożenie na dokumencie podpisu kwalifikowanego przez pracodawcę i podpisu SMS-owego przez pracownika w sposób 100% zgodny z prawem. Wygodnie, szybko, z uwzględnieniem nowych potrzeb rynku.
Zautomatyzuj pracę z dokumentami w Twojej firmie. Skontaktuj się z nami!
Podpis hybrydowy stanowi uwieńczenie procesu zawarcia umowy przez internet, w którym każdy etap pracy z dokumentem jest zautomatyzowany. Dzięki takiemu rozwiązaniu zarówno pracodawca, jak i pracownik odnoszą wiele korzyści.
Wymieniamy najważniejsze z nich.
- Z umową o pracę nie trzeba już czekać do momentu, w którym pracownik odwiedzi siedzibę firmy. W Pergaminie z pełną jej treścią pracownik może zapoznać się już wcześniej na naszej platformie, zadać w komentarzach pytania.
- Oszczędność czasu – umowa jest zawierana około 10 razy szybciej. Kandydat nie musi wypełniać kwestionariusza danych, które dopiero później pracownik HR-u nanosi na umowę – kandydat może zrobić to sam na umowie online.
- Można szybko przejść do kolejnych etapów onboardingu – kiedy umowa od razu po podpisaniu znajduje się w repozytorium firmy, nie trzeba czekać, aż dokument dotrze pocztą.
- Jeśli konieczne będzie przedłużenie umowy albo stworzenie aneksu do umowy, dane pracownika są automatycznie zaczerpnięte z bazy danych.
- Jeżeli do umowy dołączony jest list intencyjny, łatwiej zachować porządek w dokumentach, a dzięki wygodnym filtrom bez problemu można wyszukać, którzy z pracowników już otrzymali swoje dokumenty.
- System Pergaminu pozwala na wygodne tworzenie masowych aneksów do umów.
- Każdy przyszły pracownik otrzymuje powiadomienia SMS-owe o konieczności podpisania umowy, a HR-owiec ma wgląd w status dokumentu, więc wie, czy została ona otwarta i podpisana.
- Po podpisaniu umowy dokumenty są bezpiecznie zarchiwizowane w elektronicznym segregatorze Pergaminu,
- Pracodawca nie musi już martwić się zabezpieczeniami technicznymi RODO, bo Pergamin bierze to ryzyko na siebie.
Czytaj też: co sprawia, że umowy online są ważne i zgodne z prawem?
Podsumowanie
Wykorzystanie podpisu hybrydowego gwarantuje pracodawcy zgodne z prawem zawarcie umowy przez internet. To uwieńczenie zautomatyzowanego procesu zawierania umowy – od jej stworzenia do archiwizacji. Pergamin minimalizuje liczbę manualnych kroków do wykonania w procesie onboardingu, a ponadto pozwala scentralizować proces zarządzania umowami i traktować je jak źródło danych, które przydają się do optymalizacji procesów w firmie.
Zawieranie umowy o pracę stało się łatwiejsze niż kiedykolwiek wcześniej.
Porozmawiaj z naszym ekspertem i dowiedz się, jak wykorzystać podpis hybrydowy w Twojej organizacji.
