Obecność w polskich przepisach formy dokumentowej oznacza dla przedsiębiorców możliwość wygodniejszego zawierania umów. Firmy zaczęły wysyłać przygotowane dokumenty mailem i oczekiwać ich wydrukowania, fizycznego podpisania, skanowania oraz odesłania. Kroki te miały skrócić czas obrotu umów między stronami. Niewątpliwie tak się stało, ale jakim kosztem? Niestety ten proces nie jest wcale tak bezpieczny, jak mogłoby się wydawać.
Dlaczego nie warto skanować umów?
Forma dokumentowa, o której była mowa już na naszym blogu, bazuje na złożeniu oświadczenia woli w postaci dokumentu. Może on przyjmować wiele form:
- dokumentu tekstowego,
- zapisu audio,
- materiału wideo,
- zdjęcia,
- skanowanej umowy.
Zwłaszcza ta ostatnia zyskała popularność wśród wielu firm. Skoro polskie prawo dopuszcza taki sposób zawierania umów, to nic nie powinno stać na przeszkodzie, aby z niego korzystać. Jednak w praktyce pojawia się kilka aspektów, które nie przemawiają za skanowaniem umów i podpisywaniem ich w takiej postaci.
Automatyzacja, czyli…? 6 powodów, dla których firmy wdrażają automatyzację pracy z dokumentami
Brak wiarygodności podpisu skanowanych umów
Zasadnicza wada skanowanych umów wiąże się z brakiem możliwości zbadania wiarygodności podpisu, co jest bardzo istotne z uwagi na dokumentową formę czynności prawnych. Przedsiębiorcy mogą tylko domniemywać i opierać się na zaufaniu, że dokument został podpisany przez właściwą osobę, podczas gdy rzeczywistość może okazać się zupełnie inna.
Kiedy przedsiębiorca otrzymuje umowę na skrzynkę pocztową, nie ma możliwości sprawdzenia, czy została podpisana przez osobę, która była do tego zobowiązana. Żeby potwierdzić tożsamość podpisującego, konieczne będzie skorzystanie z usług grafologa, który na prywatne zlecenie lub jako biegły w postępowaniu sądowym sporządzi opinię. Dopiero ona potwierdzi, kto tak naprawdę podpisał zeskanowaną umowę.
Weryfikacja podpisu online. Jak sprawdzić, kto podpisał mój dokument?
Brak weryfikacji własności adresu mailowego
Przedsiębiorcy podpisują umowy nie tylko z innymi firmami, ale też z osobami prywatnymi. W takim przypadku pojawia się ryzyko dotyczące braku weryfikacji własności adresu mailowego. Widać to szczególnie, kiedy osoba prywatna korzysta z darmowej skrzynki. Wtedy też identyfikator użytkownika (czyli ta część adresu mailowego, która znajduje się przed znakiem @) może przybierać różną postać, niekoniecznie wskazującą na właściwą osobę, np. „prtznt76”. Jeśli nie ma pewności, z kim tak naprawdę prowadzona jest korespondencja, skąd wiadomo, że podpis na skanowanej umowie złożyła osoba upoważniona do tego?
Wydłużony proces
Przedsiębiorcy jako zaletę skanowania umów wymieniają skrócenie czasu ich zawarcia. Tak naprawdę chodzi o obrót dokumentami, który przebiega szybciej niż w przypadku korzystania z usług kuriera czy też tradycyjnej poczty. Zanim jednak umowa zostanie wysłana drugiej stronie, należy przejść kilka etapów.
Kontrahent musi:
- wydrukować umowę,
- podpisać ją fizycznie,
- zeskanować,
- wysłać.
Te czynności zajmują czas, a w wielu przypadkach skanowanie umów trwa tyle samo, co podpisywanie papierowych dokumentów.
Czy wiesz, że… trwają prace koncepcyjne dotyczące stosowania formy dokumentowej w umowach leasingu?
Brak pewności, że umowa dotarła do kontrahenta
Bywa, że poczta mailowa zawodzi, w wyniku czego wiadomości nie zostają doręczone. Dla przedsiębiorcy wiąże się to z niepewnością.
Może okazać się, że wiadomość zostanie:
- zablokowana przez serwer odbiorcy,
- trafi do spamu, którego kontrahent nie czyta.
Brak czytelnej archiwizacji skanowanych umów
Ten przedsiębiorca, który nie przeszukiwał nigdy skrzynki pocztowej celem znalezienia ważnego dokumentu, niech pierwszy rzuci klawiaturą. A teraz trochę poważniej. Skrzynki pocztowe stanowią pewnego rodzaju archiwum. Poruszanie się po nim nie należy jednak do najwygodniejszych. Owszem, można stosować rozmaite filtry, wyszukiwać po adresach mailowych, ale bardzo często jest to nieskuteczne i długotrwałe działanie.
Znalezienie maila z zeskanowaną umową wymaga czasu. Sytuacja komplikuje się, jeśli nie pamiętamy adresu mailowego nadawcy, tematu wiadomości, a w dodatku załączony plik nie ma oczywistej, łatwej do wyszukania nazwy. To rodzi frustrację.
Umów prezentację i przekonaj się, jak bezpiecznie korzystać z formy dokumentowej czynności prawnych.
Podsumowanie
Wymiana skanowanych umów między kontrahentami to codzienność, jednak nie do końca bezpieczna. Głównie ze względu na to, że forma dokumentowa wymaga ustalenia tożsamości stron podpisujących umowy. W przypadku przekazywania dokumentów mailem nie jest to możliwe bez interwencji grafologa. Sam proces przygotowania dokumentu do wysłania składa się z kilku czasochłonnych kroków. Czy zatem forma dokumentowa jest skazana na porażkę? Wręcz przeciwnie, ale najbezpieczniejszy i najskuteczniejszy sposób jej potwierdzenia stanowi podpis SMS lub podpis elektroniczny.
