Dlaczego Pergamin… a nie papier? Albo tylko szybki podpis elektroniczny?
Tworzenie i ręczne podpisywanie umów papierowych przy tak ogromnych możliwościach cyfryzacji jest przeżytkiem. Dodatkowo w pandemii migracja biznesów do online’u przyspieszyła, bo zmieniły się oczekiwania społeczeństwa. W firmie takiej jak Volvo, która deklaruje bezpieczeństwo, wygodę, innowacyjność oraz dopasowanie do potrzeb, każdy obszar działania powinien być poparty tymi wartościami. Nie inaczej jest w przypadku formalności, podpisywania umów. Przecież ten etap bardzo wpływa na jakość kontaktu klienta z marką! W Volvo Trucks szukaliśmy narzędzia spełniającego kilka warunków. Z założenia miało wspierać nasz dział biznesowy i sprzedaż w wygodnym, szybkim, kompleksowym zarządzaniu dokumentami oraz ich podpisywaniu. Superważną kwestią była możliwość elektronicznego podpisywania dokumentów, ale traktowaliśmy ją jako punkt wyjścia do poszukiwań. Zależało nam na czymś w rodzaju cyfrowego ekosystemu, w którym wiele osób może wygodnie pracować na dokumencie w jednym miejscu. Podpisywanie dokumentów elektronicznie nie jest nowością i coraz więcej firm oferuje takie rozwiązanie, żeby przyspieszyć finalizację np. umów. Tak się złożyło, że czynnik „więcej niż” znaleźliśmy akurat w Pergaminie. Dostarczyliście nam generator i edytor umów, i archiwum, i podpis SMS-em. Przede wszystkim automatyzację wielu kwestii. Kolejny istotny wątek współpracy to podejście do zużycia papieru i minimalizacja konieczności korzystania z usług kurierskich. A bycie organizacją #paperless i podążanie ścieżką zrównoważonego rozwoju to nasz must-have.
Jak Pergamin ułatwił życie zespołom Volvo?
Dotychczas zarządzaliśmy umowami papierowymi i podpisywaliśmy je odręcznie, co znacznie spowalniało proces sprzedaży i wynajmu samochodów ciężarowych. Naszymi głównymi narzędziami były Word i SharePoint, które na dłuższą metę okazały się niewystarczające. Brakowało nam jednego miejsca z informacjami o wszystkich umowach – takiego „CRM-a do umów”. Teraz działamy inaczej. Handlowcy tworzą kontrakty, wykorzystując sprawdzone, a dzięki temu bezpieczne szablony, które składają się z modułów. W efekcie dział sprzedaży odetchnął z ulgą, ponieważ ma do dyspozycji gotowe szablony zgodne z naszą polityką prawną, co w pewnym stopniu odciąża sprzedawców i pozwala im skupić się na kontakcie z klientem. Co dalej? Dane kontrahentów są weryfikowane na podstawie bazy REGON. Duże ułatwienie stanowi dostęp do umów przez dwie strony, które pozwalają na bieżąco negocjować zmiany w umowie i widzieć zmiany. Pracownicy Volvo w każdej chwili mogą odnaleźć potrzebną umowę w e-segregatorze, a więc oszczędzają czas na szukaniu dokumentów. Z naszej perspektywy jest to oszczędność czasu pracowników i przede wszystkim klientów. Pojawiają się też głosy chwalące możliwość podpisywania umów negocjowanych poza platformą, które można potem załadować do Pergaminu w formacie PDF i podpisać elektronicznie.
W efekcie dział sprzedaży odetchnął z ulgą, ponieważ ma do dyspozycji gotowe szablony zgodne z naszą polityką prawną, co w pewnym stopniu odciąża sprzedawców i pozwala im skupić się na kontakcie z klientem.
Jak przebiegło wdrożenie?
Sprawnie i stopniowo. Umówiliśmy się, że proces onboardingu przebiegnie w takim tempie, żebyśmy byli gotowi na wdrożenie narzędzia w każdym z potrzebnych obszarów. Dostaliśmy informację, że jesteście w stanie zamknąć taki proces w miesiąc, ale ważna była dla nas przede wszystkim elastyczność.
Kto w Volvo Trucks korzysta z Pergaminu? I jak zareagowali na rozwiązanie Wasi klienci?
Traktujemy Pergamin jako narzędzie biznesowe. Pozwala naszym handlowcom sprawnie otwierać i zamykać kwestie związane umowami. Zespół sprzedaży zyskuje dzięki temu samowystarczalność i nie musi polegać na prawnikach, ponieważ korzysta z gotowych szablonów umów, które dowolnie uzupełnia danymi. Interfejs jest wystarczająco intuicyjny, więc nikt nie skarży się na problemy z obsługą procesów. Rozwiązana została także kwestia szybkiego podpisywania umów „w terenie”. A jeśli chodzi o klientów, jesteśmy wręcz zaskoczeni pozytywnym odbiorem. Nie muszą zakładać konta, żeby podpisać dokument, natomiast walory płynące z podpisania umowy SMS-em są bezdyskusyjne. Obserwujemy też, że coraz więcej osób zdaje sobie sprawę, że podpisywanie umów przez internet jest zgodne z prawem.
Macie inne pomysły na wykorzystanie platformy w przyszłości?
Ostatnie miesiące pokazały, że wszyscy powinniśmy być przygotowani na okoliczności, które zmuszą nas do działania w izolacji. A nawet jeśli nie, zmienił się już model korzystania z usług i oczekiwania wobec procesów, które kiedyś zachodziły wyłącznie twarzą w twarz. Narzędzia do szybkiego zarządzania danymi już teraz zyskują popularność, a niedługo znajdą się w niezbędniku firm. Znajdują zastosowanie tam, gdzie potrzebne jest dopełnienie formalności online i potwierdzenie ich kilkoma kliknięciami. Musimy dysponować rozwiązaniami, które będą maksymalnie wspierać w tym względzie naszych specjalistów od sprzedaży, a w dalszej perspektywie także marketingu, produktu itd.
Chcesz cyfrowo tworzyć i podpisywać umowy w swojej firmie?
Umów się na bezpłatną konsultację platformy do szybkiego zawierania umów.
