Na czym polega automatyzacja sprzedaży

Umowy online, czyli po co automatyzacja procesów w działach sprzedaży

Spis treści

Podjęcie przez klienta decyzji zakupowej to dopiero pierwszy krok na drodze do sukcesu zespołu sprzedaży. Równie duże znaczenie ma finalizacja transakcji i oszczędność czasu, który można przeznaczyć na pozyskiwanie kolejnych klientów. Jak tego dokonać? Jak uniknąć telefonów czy wymiany korespondencji? Czy w ogóle jest to możliwe? Sprawdź rozwiązanie, jakim jest program do e-umów oferowanych przez Pergamin. Przekonaj się, jakie możliwości płyną z wykorzystania tego narzędzia. 

Poznaj historię działu sprzedaży Volvo Trucks, który przyspieszył i zautomatyzował procesy związane z zawieraniem umów.

Z artykułu dowiesz się:

  • Jak wygląda proces podpisywania umowy online?
  • Jakie korzyści wiążą się z e-umowami w branży sprzedaży?
  • Na czym polega automatyzacja procesów biznesowych wykorzystująca umowy online? 
  • Które spośród funkcji Pergaminu są przydatne dla członków zespołu sprzedaży?
  • Co zyskuje klient dzięki automatyzacji procesów sprzedaży?

Czym są umowy online?

E-umowy są niczym innym jak dokumentami, w przypadku których obieg odbywa się w całości przez internet. W czym więc tkwi nowość? W tym, że Pergamin przejmuje cały proces zawierania umów zawieranych przez internet..

Obejmuje to:

  • dodanie do platformy lub stworzenie własnego dokumentu cyfrowego bądź skorzystanie z gotowego szablonu,
  • wypełnianie pól – system automatycznie podpowie, jakie informacje należy uzupełnić, a także pozyska dane z baz typu REGON,
  • negocjowanie zapisów umownych – nie ma potrzeby wynajmowania sal i żmudnego, często nerwowego debatowania nad każdym paragrafem, gdyż wystarczy dodanie komentarzy w pliku,
  • parafowanie e-umów za pomocą hasła SMS bądź podpisu kwalifikowanego.

To nie wszystko – automatyzacja umów obejmuje również zarządzanie dokumentacją. Jest bezpiecznie przechowywana w e-Segregatorze, a każdy plik ma odrębną nazwę, co ułatwia jego odnalezienie. 

Koniec z niepewnością dotyczącą finalizacji transakcji (jeśli procedura się wydłuża, klient może się rozmyślić), niejasnymi zapisami, zagubionymi dokumentami – e-umowy to skuteczna odpowiedź na wyzwania w relacjach między działem sprzedaży a klientem. Pozwalają na w pełni zdalną, komfortową dla obu stron obsługę. Funkcjonalność wzrasta dzięki temu, że Pergamin jest dostępny z poziomu przeglądarki, a więc nie trzeba instalować dodatkowych programów.

Jaki wpływ mogą mieć e-umowy na branżę sprzedaży?

Dzięki umowom elektronicznym managerowie działów sprzedaży zyskują czas – nie tylko dlatego, że nie muszą korzystać z tradycyjnej poczty, telefonów albo umawiać się na wizyty w innym mieście.

Chodzi również o:

  • dostęp do formularzy i możliwość edycji umów online o każdej porze – wprowadzanie zmian odbywa się na jednym dokumencie, który mogą przeglądać obie strony,
  • otrzymywanie powiadomień dotyczących czynności podjętych przez klienta na umowach online w sprzedaży – obejmują nie tylko modyfikacje i podpis, ale nawet fakt, że zapoznał się on z umową zawartą przez internet,
  • eliminację ręcznego uzupełniania danych klientów – raz wprowadzone, nie muszą być ponownie wpisywane,
  • efektywne zarządzanie dokumentami cyfrowymi – bezpieczne repozytorium umożliwiające wgląd do wszystkich e-umów, podgląd statusu, śledzenie zmian,
  • integrację z systemami wewnętrznymi typu CRM czy ERP za pomocą interfejsu API, co ułatwia wyszukiwanie dokumentów cyfrowych.

Oszczędność czasu wynikająca z zastosowania umów online – podpisuje się je w 5, a nie 30 i więcej minut jak podczas standardowej procedury – oznacza redukcję kosztów, papieru, tonerów, podróży służbowych. Jeżeli dokument zawiera błędy, nie trzeba go ponownie drukować – kilka kliknięć myszką wystarczy, żeby był gotowy do podpisu.

Efektem jest szybsza sprzedaż i zysk. Zespół może skupić się na tym, co robi najlepiej, a nie na poprawianiu literówek. Prowadzi to do tego, na czym najbardziej zależy managerom – wzrostu wydajności w pracy.

Chcesz sprawnie wdrażać ustalenia biznesowe i zapomnieć o formalnościach? Umów się
na bezpłatną konsultację.

Dokument cyfrowy to przyszłość działów sprzedaży

Automatyzacja procesów biznesowych przybiera na sile. Wpływa na to wiele czynników, w tym popularyzacja pracy zdalnej, redukcja kosztów w firmach, rosnące wymagania klientów. Korzyści, jakie osiągnęło wiele przedsiębiorstw, wskazują, że e-umowy to trend, który dalej będzie się upowszechniał.

Przykładem jest firma zajmująca się doradztwem finansowym, Profitowi SA. Ich problem wynikał z długotrwałego i kosztownego obiegu umów między centralną a jednostkami regionalnymi i agentami. Ręczne uzupełnianie i podpisywanie dziesiątek dokumentów każdego dnia, wysyłanie ich kurierem, niekończące się telefony i maile, często pojawiające się błędy – tak wyglądała codzienność firmy z branży finansowej. Od momentu wdrożenia Pergaminu doszło do automatyzacji procesów biznesowych. Cała procedura ma charakter automatyczny, a podgląd dokumentów zapewnia porządek i szybką obsługę. Przedstawiciele działów sprzedaży mogą skupić się na pozyskiwaniu nowych klientów, zamiast pilnować dopełnienia formalności.

Popularność umów online rośnie dzięki wygodzie klientów:

  • mogą oni przejrzeć dokument, zasugerować zmiany i podpisać wtedy, kiedy mają na to czas,
  • każda modyfikacja jest od razu widoczna, w związku z czym nie ma potrzeby czytania tego samego tekstu po kilka–kilkanaście razy,
  • nie ma konieczności wizyty u wielu osób decyzyjnych, jeśli wymaga tego charakter dokumentu (prezes zarządu, manager itp.).

Cała procedura przebiega bez obaw o to, że w drodze do biura mogą przeszkodzić korki, że nie zdąży się na czas, a kontrahent nie odbierze telefonu. Wykorzystanie takiego narzędzia wpływa na obopólne korzyści, a więc e-umowy to atrakcyjna propozycja dla wszystkich osób, które zajmują się sprzedażą – skorzystają na niej zarówno managerowie, jak i eksperci.

Chcesz skrócić czas od ustaleń biznesowych do podpisania umowy?
Umów się na bezpłatną konsultację.

Podziel się informacjami z innymi:

Share on facebook
Share on twitter
Share on linkedin