Czytaj też: Czy umowa podpisana online jest ważna i zgodna z prawem?
Z artykułu dowiesz się:
- dlaczego szybkość jest jedną z najważniejszych wartości w sprzedaży;
- dlaczego automatyzacja procesów biznesowych sprzyja produktywności i zwiększa zyski firm;
- jak automatyzacja obszaru umów może przyczynić się do szybszego zamykania sprzedaży;
- jakie benefity wynikające z zastosowania programów do tworzenia umów płyną dla działów sprzedaży?
Za każdym razem, gdy Twoja firma robi coś szybciej niż konkurencja, ma szansę osiągnąć lepsze wyniki i zamknąć większą liczbę sprzedaży. Tempo działania w biznesie przekłada się bezpośrednio na realizację celów firmowych. Szybkość reakcji można nawet nazwać kwestią przetrwania biznesu.
Z perspektywy klientów współpraca z powolnym działem sprzedaży jest po prostu zniechęcająca – im wolniejsze reakcje na etapie pozyskiwania leadów, tym większa szansa na ich utratę. Klienci nie mają problemów, żeby błyskawicznie wybrać konkurencyjną ofertę. Aby przedstawić sytuację bardziej obrazowo – im wolniej podgrzewasz swoją potrawę nad ogniem, tym większe ryzyko, że ktoś zgarnie Ci ją sprzed nosa.
Podpisuj online umowy w Pergaminie. Załóż darmowe konto i przekonaj się, jak łatwo zawierać umowy zdalnie 24/7.
Automatyzacja — co to jest?
Definicja automatyzacji obejmuje przede wszystkim możliwość robienia rzeczy automatycznie, czyli bez zaangażowania pracownika w manualne czynności, przy zastosowaniu odpowiednich mechanizmów. Jest narzędziem do zarządzania biznesem. Z automatyzacji procesów biznesowych najczęściej korzystają nowoczesne firmy ukierunkowane na stosowanie innowacji. Jej największą zaletą są oszczędność czasu, kosztów i zasobów w postaci kompetencji pracowników.
Do automatyzacji pracy służą oprogramowania zdejmujące z pracowników konieczność uczestniczenia w rutynowych, czasochłonnych pracach albo ograniczające tę konieczność do minimum. Takie narzędzia zdejmują konieczność skupiania się chociażby na poprawności pewnych danych oraz na koniecznych, ale np. mało kreatywnych procesach. Rozwiązania do automatyzacji w biznesie zapewniają lepszy przepływ między poszczególnymi etapami prac oraz gwarantują większą płynność w podejmowanych działaniach, a także osiąganie celów.
Automatyzacja procesów biznesowych z założenia służy polepszeniu jakości pracy z powtarzającymi się zadaniami, które odciągają uwagę od czynności zyskownych i wspierających wydajność zespołów. W rezultacie firmy są w stanie zadbać o lepszą efektywność biznesową bez niepotrzebnego marnotrawienia zasobów.
Automatyzacja pracy w księgowości. Jakie korzyści z niej płyną?
Co działy sprzedaży mogą zyskać dzięki automatyzacji procesów biznesowych?
Żyjemy w rzeczywistości, w której ludzie przyzwyczajeni są do natychmiastowej gratyfikacji, a cierpliwość nie należy do najczęściej spotykanych cech. Klienci nie lubią być trzymani w niepewności. Zespoły sprzedaży muszą pracować szybko, aby zadowolić swoich klientów i potencjalnych klientów. W przeciwnym razie ci nie będą oni mieli problemu z przejściem do innej firmy.
W miarę jak firmy stają się coraz bardziej konkurencyjne, rosną też standardy, co sprawia, że szybkość staje się wymogiem i… wartością. Coraz częściej oczekujemy skracanych procesów, szybkich reakcji, sięgamy po coraz nowsze aplikacje i coraz bardziej kompilujące naszą pracę narzędzia. Automatyzacja biznesu pozwala sprostać tym oczekiwaniom.
Jeśli sprzedawca pracuje w terenie i to tam ma szansę domykać swoje sprzedaże, jego szanse na podniesienie efektywności znacznie rosną, jeśli wynegocjuje warunki, podpisze natychmiast umowę i przekaże produkt bezpośrednio (lub niemal bezpośrednio) klientowi. A miarę sukcesu środowiska sprzedażowego stanowi przecież produktywność.
Przykład automatyzacji — automatyzacja umów online
Jak już wspominaliśmy, szybkie działanie, także w sferze formalności, może stanowić istotną przewagę konkurencyjną i pomaga budować silne fundamenty swoich działań jako przedstawiciela handlowego.
Na szczęście przykład automatyzacji biznesowej można znaleźć także w obszarze zawierania umów. Dlaczego na szczęście? Otóż praca na dokumentach spowalnia codzienne działania w firmie. Zawieranie umów polega na wykonywaniu powtarzalnych czynności, żmudnym uzupełnianiu danych, komunikacji ze stronami zaangażowanymi w tworzenie umowy. Do tego dochodzi pozyskiwanie podpisu drogą mailową bądź listowną. A przecież w sprzedaży, w której czas = pieniądz, każda taka czynność oddala od sfinalizowania transakcji. Im szybciej sprzedawca uzgodni z klientem warunki umowy, tym większa szansa na poprawienie wydajności sprzedaży i zwiększenie przychodów firmy.
Na czym polega automatyzacja umów online? Na zamknięciu całego procesu pracy z umową w kilku krokach, które pracownik może zrealizować za pomocą kilku kliknięć, w jednym miejscu (na platformie lub w aplikacji).
Przyjrzyjmy się możliwościom związanym z contract managementem i umowami online na przykładzie Pergaminu. Pierwszym etapem takiego procesu jest wybór gotowego szablonu umowy lub przygotowania szablonu umowy online w wygodnym Kreatorze umów ze zmiennymi, co samo w sobie stanowi duże ułatwienie.
- Sprzedaż pracuje na jednym szablonie z funkcjami warunkowymi, który załatwia wszystkie wersje umów sprzedażowych dla danego klienta/typu klienta. Sprzedawca zamiast działać na kilkunastu plikach na potrzeby kilkunastu różnych umów ma jeden szablon, który dopasowuje do potrzeb danego klienta.
- Wszystkie szablony działu sprzedaży znajdują się w jednym miejscu, a więc są wygodnie scentralizowane.
- Jeśli do klienta trafia kolejna wersja pliku, pracujecie na tej samej wersji – ani sprzedawca, ani klient nie muszą pobierać, otwierać i wysyłać kolejnych wersje załączników.
- Dane klientów są zbierane w bazie, wystarczy więc wpisać je raz, a następnie wybierać je z listy.
- Każdy dokument wysyłany za pomocą Pergaminu automatycznie pojawia się w CRM-ie, aby pracownik nie musiał dodawać go ręcznie.
- Sprzedawca ma kontrolę nad całym procesem zawierania umowy. Jeśli klient ją otworzy, sprzedawca zostaje o tym powiadomiony.
- Wszystkie dokumenty mieszczą się w jednym miejscu, a więc łatwo sprawdzić, które umowy czekają na podpisanie i na jakim etapie się znajdują.
- Ani klient, ani sprzedawca nie muszą niczego instalować, a z narzędzia można skorzystać na poziomie przeglądarki. Wystarczy do tego urządzenie z dostępem do internetu, co jest bardzo przydatne podczas pracy w terenie.
- Na umowie może łatwo złożyć podpis wiele osób w wygodny, kontrolowany przez autora umowy sposób.
- Jeśli klient wyraża chęć błyskawicznego podpisania umowy, sprzedawca jest w stanie natychmiast ją dostarczyć, a kontrahent wygodnie podpisać podpisem elektronicznym zdalnie, z dowolnego miejsca na Ziemi, przez 24/7.
- Sprzedawca nie musi się spotykać ze klientem, żeby podpisać umowę.
Umów się na bezpłatną konsultację i opowiedz nam o swoich potrzebach swojej firmy.
Podsumowanie
Większość klientów nie lubi opóźnień, czekania na telefon. Lubią za to szybko załatwiać sprawy i widzieć efekty swoich działań. Niektórzy potencjalni i klienci mogą nawet zapłacić więcej, jeśli przedstawiciel handlowy zagwarantuje natychmiastową gratyfikację. Jeżeli potencjalny klient zgłasza skomplikowany problem podczas rozmowy handlowej, a sprzedaż jest w stanie zaproponować adekwatne rozwiązanie następnego dnia, jest on bardziej skłonny zaufać firmie. Łatwiej zyskać jego przychylność, stosując coraz lepsze systemy do automatyzacji procesów biznesowych. Rozwiązania do zarządzania umowami online, takie jak Pergamin, wpisują się w strategię ulepszania sprzedaży.
