Z artykułu dowiesz się:
- Jak wybrać dostawcę rozwiązania do zarządzania umowami online?
- Dlaczego podpisywanie umów przez internet się opłaca?
- Jakie etapy składają się na zawarcie umowy przez internet?
- Jak podpisać umowę przez internet i jaki rodzaj podpisu wybrać?
- Czym jest kreator umów?
- Co i dzięki jakim funkcjom zyskujesz dzięki zawieraniu umowy przez internet?
Dowiedz się, jak w 4 krokach zautomatyzować pracę z umowami w Twojej firmie.
Jeszcze inną kwestię stanowią wysyłki umów kurierami i pocztą. To koleje działania wymagające organizacji, a przy tym wiążące się z niemałymi kosztami. Przedstawiciele działów prawnych niejednokrotnie narzekają na konieczność wysyłki pilnych dokumentów w ostatniej chwili i cenny czas tracony w kolejkach. Office managerów, których zakres obowiązków jest bardzo szeroki, obciąża natomiast konieczność czuwania nad kurierami i przekazywaniem im dokumentów.
Być może najważniejszym kosztem są zasoby ludzkie. Mowa o czasie pracowników i przepalaniu kompetencji. Zespoły poświęcają godziny na powtarzalne, rutynowe zajęcia, tworzenie i uzupełnianie dokumentów, podczas gdy mogliby wykorzystywać swoje kompetencje w bardziej rozwojowy dla firmy i dla nich samych sposób. Po zdjęciu z nich obowiązków zwiększa się wydajność pracowników np. działu HR-owego lub sprzedaży, polepsza się jakość kontaktu z klientami i kandydatami.
Zyskać na elektronicznych umowach może także PR – firma, która aspiruje do miana nowoczesnego przedsiębiorstwa, zyskuje w oczach partnerów wizerunkową spójność dzięki wykorzystaniu rozwiązania do automatyzacji pracy z dokumentami.
Umów się na bezpłatną konsultację i dowiedz się, jak wdrożyć automatyzację umów w Twojej firmie.
Jak działają programy do tworzenia umów online?
W programach do umów istotne jest to, by pozwalały na pracę z umowami na każdym etapie. Sam podpis elektroniczny nie rozwiązuje problemów z organizacją dokumentów, chociaż bardzo przyspiesza proces zawierania transakcji.
Dopiero automatyzacja umożliwiąca tworzenie umów za pomocą platformy bądź aplikacji pozwala w pełni usprawnić zarządzanie dokumentami i wykorzystać ich potencjał. Po pierwsze daje możliwość przenoszenia danych z wewnętrznych systemów firmy, np. SAP-a, do programu do generowania umów. Dzięki integracji z innymi systemami dane są przesyłane i pozwalają uzupełniać umowy automatycznie.
W Pergaminie zawarcie umowy na odległość zaczyna się od skorzystania z Kreatora umów. To autorskie narzędzie służące do tworzenia szablonów umów lub wykorzystania już gotowych, chociażby umowy o dzieło lub umowy o pracę. Szablony można duplikować, a wszystkie z nich zawierają umowy ze zmiennymi takimi jak data, dane kontrahenta. Dzięki temu użytkownicy programu są w stanie co miesiąc tworzyć duże liczby powtarzalnych dokumentów online bez konieczności angażowania w to zespołu. System w trakcie modyfikacji dokumentu podpowiada, które pola są obowiązkowe, i nie pozwala zapisać umowy dopóty, dopóki wszystkie potrzebne dane nie zostaną uzupełnione. To eliminuje ryzyko pomyłek w umowie. Dane kontrahentów zaciągają się z bazy REGON, co dodatkowo usprawnia proces przygotowywania umowy online.
Drugą możliwością jest wgranie gotowego PDF-a z umową, do którego podpisania możesz zaprosić inne osoby.
Autor dokumentu może zaprosić do jego podpisania inne osoby oraz nadać i odpowiednie im odpowiednie uprawnienia. Osoby pracujące na umowie mają możliwość dodawania komentarzy i prowadzenia sprawnych negocjacji online.
Dowiedz się, jak skutecznie negocjować umowy.
Kiedy dokument online zostanie zaakceptowany przez wszystkie strony, proces tworzenia umowy można uwieńczyć złożeniem podpisu elektronicznego. Po elektronicznym podpisaniu dokumentu edycja umowy zostaje zamknięta, a do dokumentu zostaje wygenerowany certyfikat podpisu, który zawiera informacje potwierdzające tożsamość osób uczestniczących w zawarciu umowy przez internet.
Strony zaangażowane w tworzenie umowy mogą zostać poinformowane o jej podpisaniu i zamknięciu drogą mailową.
Jak podpisać umowę online?
Umowa zawarta elektronicznie może zostać podpisana różnymi podpisami, ale każda z wybranych opcji jest bezpieczna. Po podpisaniu dokument zostaje opatrzony certyfikatem podpisu elektronicznego. Użytkownicy podpisujący umowy przez internet mogą skorzystać z elektronicznego podpisu kwalifikowanego bądź cyfrowego podpisu, na który pozwala forma dokumentowa.
Na czym polega różnica między tymi dwoma podpisami elektronicznymi?
W przypadku podpisu online w formie dokumentowej prawo pozwala podpisać dokument pod warunkiem, że będzie można z niego odczytać oświadczenie woli, a z nośnika, na którym został zapisany, da się wyczytać, kto jest autorem takiego oświadczenia. Nośnikiem pozwalającym na podpisywanie umów online może być więc wiadomość e-mail, SMS, plik tekstowy, plik PDF, arkusz kalkulacyjny, obraz, dźwięk, zapis audiowizualny. Żeby złożyć taki cyfrowy na dokumencie, nie trzeba dodatkowego oprogramowania, urządzeń, wcześniejszego potwierdzania tożsamości.
Podpis kwalifikowany natomiast trzeba wyrobić i wymaga on wcześniejszego potwierdzenia tożsamości. Jest równorzędny z podpisem składanym na dokumencie odręcznie i przydaje się w przypadku niektórych umów, wymagających formy pisemnej oświadczenia woli pod rygorem nieważności. Osobie posiadającej podpis kwalifikowany zostaje przypisany certyfikat. Zasady korzystania z podpisu kwalifikowanego wyglądają nieco inaczej w zależności od podpisu. W wielu przypadkach ten rodzaj podpisu zostaje umieszczony na specjalnej karcie kryptograficznej, a dane z niej są pobierane za pomocą czytnika podłączonego do komputera oraz dodatkowego oprogramowania. Nie zawsze musi tak być. Niektóre elektroniczne podpisy kwalifikowane są mobilne, tak jak SimplySign, a do ich wykorzystania potrzeba wyłącznie aplikacji i wygenerowanego tokenu. To znaczne ułatwienie, prawda?
Kolejny krok — automatyzacja biznesu dzięki umowom
Zawieranie umów przez internet wiąże się z bardzo dużą zaletą, jaką jest praca na danych. Każda umowa podpisana przez internet stanowi źródło cennych informacji o działaniach w firmie, co wyjaśniamy w naszym e-booku „Umowy dziś i jutra. Zarządzaj danymi, nie dokumentami”. Ich pozyskiwanie i analiza zmierza do lepszego zarządzania procesami biznesowymi w firmach. W Pergaminie wszystkie umowy bazujące na naszych szablonach są przechowywane w formacie JSON, który został stworzony do wymiany danych pomiędzy systemami informatycznymi. Dzięki temu użytkownicy Pergaminu mają dostęp do metadanych i pełnej historii dokumentu, razem ze wsteczną kompatybilnością i wersjonowaniem. To natomiast otwiera nowe możliwości automatyzacji i analityki, szczególnie dla firm z większym wolumenem umów. Takie podejście do danych jest zgodne z obecnymi standardami rozwiązań chmurowych, szczególnie tych opartych o AI.
Umów się na bezpłatną konsultację i przekonaj się, jak łatwo możesz podpisywać umowy elektronicznie.
